Aloituskokous - Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifiointi

Auditointipäivä alkaa yleensä aloituskokouksella, jossa oppilaitoksen puolelta ovat läsnä johdon edustajat, keke-ryhmä sekä mahdollisesti myös muita henkilöstön jäseniä. Kokouksessa tarkennetaan auditoinnin aikataulu, ja aloitetaan haastattelut. Tilaisuuden aluksi auditoijan on tärkeä muistaa esittäytyä ja esitellä myös muut mahdollisen auditointiryhmän jäsenet. Samoin on tärkeää, että oppilaitoksen edustajat esittäytyvät, ja auditoija(t) kirjaavat ylös paikallaolijoiden nimet ja tehtävät.

Auditoijan on hyvä varautua siihen, että kaikki oppilaitoksen edustajat eivät välttämättä ole täysin selvillä auditoinnin tavoitteista ja sisällöstä. Auditoijan tulee tuoda esille arvioinnin todentava ja kehittävä näkökulma. Vaikka oppilaitos olisikin hakemassa sertifikaattia, kysymyksessä ei ole tarkastus, jossa tarvitsisi pelätä virheitä ja epäonnistumista. Auditoija on pikemminkin tuomassa ulkopuolisen näkemyksen oppilaitoksen kestävän kehityksen työn tilanteesta ja antamassa ehdotuksia ja ideoita toiminnan kehittämiseksi.

Mahdolliset muutokset auditoinnin aikataulussa tulee selvittää heti päivän aluksi. Samalla sovitaan uusista kellonajoista. Myös muut käytännön järjestelyt on hyvä selvittää: kuka opastaa auditoijaa oppilaitoksessa liikuttaessa, missä tiloissa haastattelut tapahtuvat, miten ja milloin mennään lounaalle ja kahville, jne. Lisäksi varmistetaan palautetilaisuuden ajankohta ja osallistujat.

VINKKEJÄ ALOITUSKOKOUKSEEN

Tarjoa lyhyt ja puheenvuoro oppilaitoksen rehtorille tai keke-vastaavalle, mutta muista oma tehtävästi kokouksen puheenjohtajana.
Esittele ulkoisen arvioinnin tavoitteet ja korosta auditoinnin yhteistoimintaluonnetta.
Esittele auditointisuunnitelman pääsisältö: mitä arvioidaan (kestävän kehityksen kriteerien osat), miten arvioidaan (haastattelut, tarkkailu, dokumenttien tarkastus), keitä haastatellaan ja mitä asioita ja toimintoja tarkkaillaan.
Muista kertoa myös miten auditoinnista annetaan palautetta kaikille oppilaitosyhteisön jäsenille.
Varmista myös päivän ”lukujärjestys” ja paikat, joissa haastattelut suoritetaan. Tämä on tärkeä asia haastattelujen ja kierrosten sujuvuuden varmistamiseksi.
Älä käytä liian pitkää aikaa aloituskokoukseen; haastattelut onnistuvat parhaiten pienissä ryhmissä ja kodikkaissa tiloissa.
Varaudu siihen, että aloituskokouksessa voi olla ylimääräistäkin väkeä (esim. lehtimies). Kun aloitat haastattelut, sinulla on oikeus ilmoittaa keiden haluat olevan läsnä eri tilanteissa.
Ota tilanne hallintaan alusta alkaen. Keskustelevan ilmapiirin luominen on tärkeää, mutta pidä auditoijana huolta, että johdat itse keskustelua. Ei ole tarkoitus, että rehtori tai keke-vastaava pitää sinulle esitelmää koulusta ja kestävän kehityksen asioiden hoidosta. Sinä kysyt ja haastateltavat vastaavat!