Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifiointi

Auditoinnin vaiheet


Ulkoinen arviointi

Ulkoisella arvioinnilla eli auditoinnilla tarkoitetaan Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifioinnissa ulkopuolisen, riippumattoman ja vaadittavan pätevyyden omaavan auditoijan suorittamaa oppilaitoksen toimintojen ja kestävän kehityksen asioiden hoidon arviointia. Arvioinnissa oppilaitoksen toimintaa ja sen tuloksia verrataan Oppilaitosten kestävän kehityksen kriteereihin.

Oppilaitoksen hakiessa kestävän kehityksen sertifikaattia auditoija todentaa kriteerien täyttymisen ja antaa oppilaitokselle tiedon mahdollisista poikkeamista, joiden korjaamiseksi tehdyistä toimenpiteistä oppilaitoksen on esitettävä auditoijalle selvitys ennen sertifiointia. Lisäksi oppilaitos saa auditoijalta palautetta toiminnan vahvuuksista ja kehittämiskohteista.

Arviointi voi kohdistua oppilaitoksen toimintaan kokonaisuutena tai sen johonkin yksikköön tai toimintoon (esimerkiksi opetus tai kestävän kehityksen kriteerien teemat). Sertifioinnissa ulkoinen arviointi suoritetaan kaikki kriteerien osa-alueet kattavana.

Sertifioinnin kohteena on oppilaitos tai sen osa (yksikkö tai koulutusala). Sertifikaatin hakemisesta ja auditoinnin toteutuksesta suurten oppilaitosten ja koulutuskuntayhtymien tapauksissa on annettu lisäohjeita sertifioinnin säännöissä.

Ulkoisen auditoinnin vaiheet, yhteenveto

VAIHE AIKATAULU OHJEET/MATERIAALI
Oppilaitos tilaa auditoinnin Viimeistään 6 viikkoa ennen auditointipäivää Tilataan OKKA-säätiöstä
Oppilaitos toimittaa ennakkoaineiston auditoijalle Viimeistään 3 viikkoa ennen auditointipäivää Itsearvioinnin kysymyslistat kokonaisuudessaan täytettynä sekä muu auditoijan edellyttämä materiaali.
Auditoija suunnittelee auditoinnin ohjelman yhteistyössä oppilaitoksen kanssa Suunnitelma valmis viikkoa ennen auditointia Auditointisuunnitelmalomake
Auditoija toteuttaa arvioinnin oppilaitoksessa Kesto 1-2 päivää oppilaitoksen koosta riippuen Esimerkki auditoinnin kulusta
Auditoija antaa palautteen oppilaitokselle Palautekeskustelu auditoinnin jälkeen, auditointiraportti 3 viikon kuluessa auditoinnista Auditointiraporttipohja
ammatilliset oppilaitokset
peruskoulut ja lukiot
vapaa sivistystyö
Oppilaitos hakee sertifikaattia 6 kk kuluessa auditoinnin toteutuksesta Sertifikaattihakemus

Auditoinnin tilaaminen

Oppilaitos tilaa auditoinnin OKKA-säätiöstä, joka etsii oppilaitokselle auditoijan. Suositeltavaa on, että oppilaitoksella on valmiina joitakin päivämääräehdotuksia auditoinnille ennen yhteydenottoa OKKA-säätiöön. Auditoinnin tilaus OKKA-säätiöstä tulisi tehdä viimeistään kuusi viikkoa ennen suunniteltua auditoinnin ajankohtaa, jolloin auditoija on helpompi löytää.

Oppilaitos sopii suoraan auditoijan kanssa ulkoisen arvioinnin toteuttamisesta ja auditoijan saamasta korvauksesta. Arvioinnin onnistumisen kannalta on tärkeää, että arvioinnin toteutus suunnitellaan etukäteen yhteistyössä auditoijan kanssa. Oppilaitos nimeää yhteyshenkilön, joka vastaa arvioinnin järjestelyistä oppilaitoksen puolesta.

Auditoinnin suositushinnat

Ennakkoaineiston toimittaminen

Sertifioinnin sääntöjen mukaan oppilaitoksen on toimitettava auditoijalle kokonaisuudessaan täytetyt itsearvioinnin kysymyslistat viimeistään kolme viikkoa ennen auditointipäivää. Lisäksi auditoija voi pyytää oppilaitokselta muita tarpeelliseksi katsomiaan dokumentteja.

Kysymyslistat toimitetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Myös muu aineisto lähetetään sähköpostin liitteenä tai esimerkiksi annetaan auditoijalle mahdollisuus kirjautua tutustumaan oppilaitoksen intranetissä olevaan materiaaliin. Ennakkoaineisto toimitetaan lisäksi OKKA-säätiöön.

Lisätietoa itsearvioinnin toteutuksesta

Auditoinnin suunnittelu

Ulkoisen arvioinnin toteutus perustuu suurelta osin oppilaitoksen itsearviointiraportissa antamiin tietoihin. Tavoitteena on, että auditoija pystyy päättelemään raportin pohjalta melko pitkälle, täyttyvätkö kriteerien vaatimukset. Oppilaitoksessa tapahtuvan auditoinnin rooli on varmistava. Siinä myös paneudutaan tarkemmin niihin asioihin, jotka itsearviointiraportin pohjalta näyttävät vaativan tarkempaa selvitystä.

Auditoija suunnittelee itsearviointiraportin perusteella oppilaitoksessa tarkastettavat kohteet ja asiat sekä haastateltavat henkilöt, ja laatii auditointisuunnitelman aikatauluineen. Yhteistyössä auditoijan ja oppilaitoksen välillä sovitaan hyvissä ajoin ennen auditointipäivää mm. avainhenkilöiden haastattelujen aikataulusta, oppilaitoksen tilojen kierroksesta, haastattelutilasta ja siellä tarvittavista apuvälineistä sekä dokumenteista, joita auditointitilanteessa tulisi olla saatavilla.

Myös yhteisen palautekeskustelun aikataulu tulee selvittää etukäteen. Oppilaitos tiedottaa henkilöstölle ja oppilaille ennakkoon arvioinnin tavoitteista ja toteutuksesta. Ulkoinen arviointi saattaa herättää epäluuloja tai se voidaan kokea valvontana tai tarkastustoimintana. Siksi on tärkeää, että kaikki ymmärtävät, että arviointia tehdään oppilaitoksen toiminnan kehittämiseksi.

Lisätietoa auditoinnin suunnittelusta

Auditoinnin toteutus

Auditointipäivä alkaa yleensä aloituskokouksella, jossa oppilaitoksen puolelta ovat läsnä johdon edustajat, kestävän kehityksen ryhmä sekä mahdollisesti myös muita henkilöstön jäseniä. Kokouksessa tarkennetaan auditoinnin aikataulu ja aloitetaan haastattelut. Tämän jälkeen toteutetaan kierros oppilaitoksessa, jonka aikana auditoija haastattelee opettajia, muuta henkilöstöä ja oppilaita sekä katselmoi tiloja. Haastattelut voidaan myös tehdä samassa paikassa ja tutustua tiloihin erikseen.

Ulkoisen auditoinnin toteutus

Lisätietoa auditoinnin toteutuksesta

Palautteen antaminen

Kun tarvittavat haastattelut on tehty, auditoija varaa aikaa yhteenvedon tekemiseen. Auditointipäivän päätteeksi käydään palautekeskustelu, johon oppilaitoksen henkilöstö ja oppilaat voivat osallistua. Keskustelussa sovitaan mahdollisista korjaavista toimenpiteistä, ja auditoija antaa myös yleisen palautteen oppilaitoksen vahvuuksista ja kehittämisen kohteista. Auditoija toimittaa kattavamman kirjallisen palautteen jälkikäteen.

Lisätietoa palautteen antamisesta

Auditointiraportti

Auditoijalla on kolme viikkoa aikaa laatia virallinen auditointiraportti, jossa selvitetään Oppilaitosten kestävän kehityksen kriteerien täyttyminen kriteereittäin. Raporttiin kirjataan myös poikkeamat kriteereistä tai kriteerien osa-alueista, joissa sertifioinnin edellyttämät pisterajat eivät täyty. Oppilaitoksella on auditointiraportin vastaanottamisesta lukien kolme kuukautta aikaa esittää auditoijalle kirjallinen selvitys vaatimusten täyttämiseksi tehtyjen korjaavien toimenpiteiden toteutuksesta.

Virallisen auditointiraportin lisäksi auditoija lähettää oppilaitokselle myös vapaamuotoisen kirjallisen palautteen auditoinnissa todetuista vahvuuksista ja kehittämisen kohteista. Palautteen sopiva laajuus on 2-3 arkkia ellei oppilaitos ole toivonut auditoijalta kattavampaa palautetta esimerkiksi jostain tietystä toiminnan osa-alueesta.

Auditointiraporttipohja

Lisätietoa auditointiraportin laadinnasta

Sertifikaatin hakeminen

Raportin lopussa on auditoijan allekirjoittama vahvistus kriteerien täyttymisestä, jonka perusteella oppilaitos voi hakea sertifikaattia lähettämällä OKKA-säätiölle täytetyn ja allekirjoitetun hakulomakkeen. Hakemuksen liitteeksi laitetaan auditoijan allekirjoittama vahvistus sekä oppilaitoksen itsearvioinnin kysymyslistat. Liitteitä ei kuitenkaan tarvita hakemukseen, mikäli itsearviointimateriaali on jo aiemmin toimitettu OKKA-säätiöön ja auditoija on lähettänyt allekirjoitetun auditointiraportin suoraan OKKA-säätiölle. Oppilaitos voi hakea sertifikaattia auditointiraportin perusteella kuuden kuukauden kuluessa auditoinnin toteutuksesta lukien.

Lisätietoa sertifikaatin hakemisesta

Sertifikaatin uusimisauditointi

Ohjeita sertifikaatin uusimisauditoinnista löydät täältä.