Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifiointi

Auditoinnin suunnittelu


Ulkoisen arvioinnin perusteellinen suunnittelu takaa järjestelmällisen ja riippumattoman tulkinnan oppilaitoksen kestävän kehityksen asioiden hoidon tilasta. Itsearviointiraportin ja oppilaitoksen toimittamien dokumenttien pohjalta suunnitellaan auditoinnin kohteet ja tarkennusta vaativat asiat. Hyvä valmistautuminen helpottaa myös mahdollisten kehittämisen kohteiden tunnistamista jo ennakolta.

Sertifikaattia hakevia oppilaitoksia ohjeistetaan tilaamaan auditointi vähintään kuusi viikkoa ennen auditointipäivää. Tämä mahdollistaa vapaan auditoijan löytymisen helpommin.

Ulkoisen arvioinnin suunnitteluun liittyvät

  • itsearviointiraportin käsittely ja dokumentteihin tutustuminen,
  • auditointisuunnitelman laatiminen, sekä
  • auditoinnin toteutuksesta sopiminen oppilaitoksen kanssa.

Itsearviointimateriaalin käsittely

Sertifioinnin sääntöjen mukaan sertifikaattia hakevan oppilaitoksen on tehtävä itsearviointi käyttäen kestävän kehityksen kriteerien pohjalta laadittuja itsearvioinnin kysymyslistoja. Oppilaitoksen on toimitettava kokonaisuudessaan täytetyt kysymyslistat sekä arviointia täydentävät dokumentit viimeistään kolme viikkoa ennen sovittua auditointipäivää.

Auditoijalle tulee toimittaa seuraavat itsearvioinnin kysymyslistat kokonaisuudessaan täytettynä:

  • Suunnittelu, seuranta, arviointi ja kehittäminen
    (kriteerien osat 1 ja 3)
  • Teemojen toteutuksen arviointi (kriteerien osa 2) oppilaitoksen valitsemien viiden teeman osalta (vapaa sivistystyö: vähintään kolme teemaa) sekä teemojen toteutuksen pisteytyslomake
  • Opetuksen toteutuksen kysymyslistat (kriteerien osa 2):
      - peruskoulut ja lukiot: luokka-asteittain (alakoulu) tai oppiaineryhmittäin (yläkoulu/lukio) täytetyt listat sekä opetuksen arvioinnin yhteenvetolomake
      - ammatilliset oppilaitokset: tutkintokohtaiset arviointilistat vähintään 50%:sta arvioinnin kohteena olevan oppilaitoksen/yksikön järjestämistä tutkinnoista
      - vapaa sivistystyö: kysmyslistat arviointiin valituista kolmesta esimerkkikoulutuksesta
  • Itsearvioinnin yhteenvetotaulukko (kaikki kriteerien osat)

Sertifioinnin säännöissä ei ole erikseen määritelty pakollisia täydentäviä dokumentteja, sillä ne voivat vaihdella esimerkiksi sen perusteella, mitä kestävän kehityksen teemoja oppilaitos on valinnut arvioitavaksi. Itsearvioinnin tekemisen lähtökohtana on, että oppilaitos kirjaa kysymyslistoihin viitteet dokumenteista, jotka toimivat näyttönä kriteerien toteutumisesta.

Tärkeimmät dokumentit toimitetaan auditoijalle sähköpostin liitteenä ennakkoon tai auditoijalle mahdollistetaan pääsy dokumentteihin oppilaitoksen intranetissä. Auditoija voi lisäksi pyytää täydennyksinä muutakin materiaalia, joka auttaa auditointiin valmistautumisessa.

Auditoinnin kohdentaminen

Tavoitteena on, että auditoija kykenee päättelemään itsearviointiraportin ja täydentävien dokumenttien perusteella melko pitkälle, täyttyvätkö kestävän kehityksen kriteerien vaatimukset muodollisesti. Kaikkia kriteerien kohtia ei ole mahdollista varmentaa auditointipäivän aikana. Siksi oleellista on auditoitavien kohtien priorisointi.

Auditoijan on tärkeää tunnistaa kysymyslistojen ja muun ennakkoaineiston perusteella ne kriteerit ja asiat, joista dokumentaation perusteella on jo riittävästi näyttöä ja nostaa esille ne kohdat, joista auditoinnissa täytyy saada lisätietoa. Myös itsearvioinnin perusteella vahvuuksiksi nousevia asioita tulee todentaa, mutta pääpainon on oltava näytön hakemisessa epäselvistä tai puutteellisista kohdista.

Toinen tärkeä auditoinnin näkökulma on selvittää, miten oppilaitoksen itsearviointiraportissa esittämät käytännöt näkyvät oppilaitoksen arjessa: eli ovatko asiat vain paperille kirjattuja vai vakiintuneita toimintatapoja, jotka ovat kaikkien tiedossa ja joiden vastuut ovat selkeät.

Puutteellisesti tehty itsearviointi

Mikäli itsearvioinnin kysymyslistat on puutteellisesti täytetty, auditoijalla on oikeus pyytää oppilaitosta täydentämään raporttinsa ennen oppilaitoksessa tapahtuvaa arviointia. Jos täydennyksiä ei ole tehty viimeistään kolme viikkoa ennen auditointipäivää, auditoijalla on oikeus vaatia arvioinnille uutta ajankohtaa.

Mikäli itsearviointiraportin tietojen perusteella on ilmeistä, ettei oppilaitos täytä merkittävää osaa kriteereistä, auditoijan on hyvä keskustella oppilaitoksen kanssa oppilaitoksessa tapahtuvan arvioinnin tavoitteista. Oppilaitos päättää haluaako se ”esiauditoinnin”, jonka pohjalta se saa ulkopuolisen näkemyksen vaadittavista parannustoimenpiteistä sertifikaatin tasolle pääsemiseksi.

Toimintatapaohjeita

Pyydä riittävästi ennakkomateriaalia itsearvioinnin kysymyslistojen lisäksi, esimerkiksi

  • kestävän kehityksen ohjelma
  • kuvaus kestävän kehityksen työn organisoinnista
  • oppilaitoksen arvot tai kestävän kehityksen periaatteet
  • osia opetussuunnitelmasta
  • kulutustiedot (materiaalit, energia, vesi) ja jätemäärät
  • hyvinvointi- tai kouluterveyskyselyn tulokset
  • kestävän kehityksen teemoihin liittyvät suunnitelmat ja ohjeet

Suunnittele etukäteen materiaalin perusteella haastattelukysymyksiä: keneltä kysytään eri kriteerien osa-alueiden toteutumisesta ja millä tavoilla kunkin asian tai toiminnan todentaminen tapahtuisi parhaiten.

Esimerkkejä haastattelukysymyksistä eri ryhmille

Kriteerien täyttymisen todentaminen

Ulkoisessa arvioinnissa auditoijan tehtävänä on etsiä näyttö kriteerien toteutumisesta. Oppilaitoksen velvollisuutena on osoittaa, millä perusteilla kriteerien vaatimukset täyttyvät. Vaatimusten täyttyminen voidaan osoittaa esimerkiksi seuraavin tavoin:

1. Kirjallinen näyttö vaatimuksen toteutumisesta

Kirjallinen näyttö voi olla esimerkiksi kartoitukset tai itsearvioinnin tulokset, kestävän kehityksen ohjelma, pelastus- tai turvallisuussuunnitelma, opetussuunnitelma, opetusmateriaali, perehdytysohje, henkilöstö- tai oppilaskyselyjen tulokset, jätehuoltosuunnitelma, lajitteluohje, kokouspöytäkirja, dokumentoidut tiedot energian tai veden kulutuksesta.

2. Vaatimus toteutuu toimivan käytännön avulla

Oppilaitoksella on asian hoitamiseksi käytössä toimintapa, josta kaikki asianosaiset ovat tietoisia ja jonka mukaan he toimivat. Käytäntö on tarvittaessa kirjallisesti ohjeistettu ja sillä on tarvittaessa vastuuhenkilö(t). Toimintatapoja voivat olla esimerkiksi uusien oppilaiden ja henkilöstön perehdyttäminen kestävän kehityksen ohjeisiin ja toimintatapoihin, vuosittaisen itsearvioinnin toteuttamisen ja kestävän kehityksen ohjelman päivittämisen käytäntö, jätemäärien tai energiankulutuksen seurannan toteutus, tai jätteiden lajittelu.

3. Esimerkit toiminnasta

Kriteerien täyttyminen voidaan osoittaa kuvaamalla suullisesti tai dokumenttien avulla esimerkkejä oppilaitoksen toiminnasta. Näitä voivat olla esimerkiksi kestävän kehityksen teematapahtumat, käytetyt opetusmenetelmät, tilaisuudet, joissa kestävän kehityksen asioista on viestitty, esimerkit yhteistyöstä koulun ulkopuolisten tahojen kanssa, tehdyt toimenpiteet materiaalien-, energian- tai vedenkulutuksen vähentämiseksi tai käytössä olevat ympäristöystävälliset tuotteet.

Auditointisuunnitelman laatiminen

Tavoitteena on, että oppilaitoksessa suoritettava arviointi voitaisiin toteuttaa mahdollisimman tehokkaasti. Tämä onnistuu, jos oppilaitos on täyttänyt itsearvioinnin kysymyslistat hyvin ja auditoijalla on mahdollisuus perehtyä keskeisimpiin dokumentteihin etukäteen. Pienemmissä oppilaitoksissa suoritettava arviointi tulisi pyrkiä toteuttamaan yhdessä päivässä. Suurempien oppilaitosten (lähinnä ammatilliset oppilaitokset) arviointi voi edellyttää kahden tai useamman arviointipäivän järjestämistä.

Auditointisuunnitelman tarkoituksena on suunnitella auditoinnin sisältö ja kulku. Suunnitelman avulla kyetään hallitsemaan arviointipäivän tapahtumia, myös yllättäviä käänteitä. Haastattelujen aikataulua ei ole syytä tehdä liian tiukaksi, jotta muutoksia voi tarvittaessa tehdä joustavasti. Auditointisuunnitelma toimii muistilistana tarkistettavista asioista ja haastateltavista henkilöistä.

Auditointisuunnitelma sisältää seuraavat asiat:

1. Todennettavat asiat

Auditoinnissa käydään läpi kestävän kehityksen kriteerien eri osa-alueet läpi riittävässä laajuudessa. Auditoija valitsee itsearviointiraportin perusteella kohdat, jotka hän haluaa todentaa oppilaitoksessa.

2. Todentamisen tavat

Auditoija suunnittelee, millä tavoin kohdat todennetaan. Mahdollisia todentamisen tapoja ovat dokumenttien tarkastaminen, haastattelut sekä tilojen ja käytäntöjen havainnointi.

3. Haastateltavien henkilöiden valinta ja kysymysten suunnittelu

Haastateltavat henkilöt kannattaa valita vasta sitten, kun auditoitavat kohdat ja todentamisen tavat on suunniteltu. Avainhenkilöiden haastattelujen aikataulu tulee sopia etukäteen. Lisäksi voidaan valita satunnaisesti henkilöstön ja oppilaiden edustajia, joita haastatellaan pienimuotoisemmin. Etukäteen on hyvä suunnitella haastattelutaktiikka ja sopivia kysymyksiä eri henkilöstöryhmiä ja oppilaita varten.

On myös hyvä pohtia, missä järjestyksessä henkilökunnan eri jäseniä haastatellaan: onko esimerkiksi hyvä keskustella ensin keke-ryhmän kanssa, jolloin saa kokonaiskuvan oppilaitoksen keke-asioiden hoidosta. Tämä voi helpottaa haastattelukysymysten kohdentamista muiden haastateltavien osalta. Ratkaisu ei kuitenkaan välttämättä ole aina paras mahdollinen!

4. Yhteenvedon ja palautekeskustelun suunnittelu

Auditoija antaa arviointipäivän päätteeksi oppilaitokselle palautteen arvioinnin tuloksista suullisesti tai kirjallisesti varsinaisen muodollisen auditointiraportin lisäksi. Auditoijan tulee varata aikaa yhteenvedon tekemiselle ennen palautteen antamista. Hän voi myös luonnostella palautetta jo etukäteen itsearviointiportin perusteella.

Suullisen palautteen näkökulma on kehittävä. Tarkoituksena on tuoda todentavan auditointiraportin rinnalle laajempi näkökulma oppilaitoksen vahvuuksista ja kehittämisen kohteista ja mahdollisista poikkeamista. Poikkeamat käsitellään yhdessä oppilaitoksen kanssa keskustellen ja korjaavat toimenpiteet sovitaan keskustelun pohjalta. Laajempi kirjallinen palaute vahvuuksista, kehittämisen kohteista sekä korjaavista toimenpiteistä toimitetaan oppilaitokselle auditointiraportin yhteydessä.

5. Auditoinnin aikataulu

Varaa suunnitelmassa riittävästi aikaa haastattelujen toteutukseen. Aikatauluun kannattaa jättää haastattelujen väliin tyhjää aikaa, jotta päivän kulkuun saadaan joustavuutta (esimerkiksi siirtymiset tilasta toiseen, haastattelun venyminen). Sovi etukäteen oppilaitoksen kanssa ruokailun aikataulusta ja varaa muutama hengähdystauko myös itsellesi!

Vinkkejä auditointisuunnitelman laatimiseen

  • Auditointisuunnitelma kannattaa rakentaa siten, että auditoitavat toiminnot ja asiat kohdentuvat selkeästi itsearvioinnin perusteella esille nousseisiin lisätiedon ja varmistamisen tarpeisiin.
  • Kun olet määritellyt auditoitavat kohteet (/kriteerit), mieti keneltä (mahdollisesti useammiltakin henkilöiltä tai ryhmiltä) sinun tulee koota tietoa asioista. Mieti myös mitä tietoa haluat saada eri kriteereistä selville ja millä keinoin asiat voit todentaa (haastattelu, dokumentti, havainnointi).
  • HUOM! Jokaisessa auditoinnissa on tärkeää varmistaa keke-työn jatkuvan parantamisen kannalta keskeisten asioiden toteutuminen: arvot ja strategiat (krit 1), johdon tuki, keke-työn resurssit ja organisointi (krit 4 ja 5), keke-ohjelman suunnittelu (krit 7), keken kytkeytyminen ops-työhön (krit. 8) sekä seurannan, arvioinnin ja parantamisen toteutus (YS krit 23 ja 24, AMM 24 ja 25).
  • Nämä kaikki asiat voit kirjata auditointisuunnitelmaan, jolloin myös haastateltavat näkevät, mitä asioita on tarkoitus käsitellä ja mitä dokumentteja auditointitilanteessa on tarpeen olla saatavilla.
  • Ennakkomateriaalissa saat monesta asiasta kirjallisen näytön. Auditoinnissa kannattaa käyttää vähemmän aikaa suunnitelmien läpikäymiseen ja keskittyä siihen, miten asiat toteutuvat käytännössä.
  • Laadi auditointisuunnitelman perusteella kaikille haastatteluryhmille valmiit kysymysaihiot niin, että voit kirjata samaan yhteyteen myös muistiinpanot.
  • Huomaa, että kriteerien osa-alueiden vaatimukset eivät noudata suoraan oppilaitoksen henkilöstön työnjakoa:
      - Johdolta tulee kysyä asioista, jotka liittyvät keke-asioiden organisointi-, suunnittelu- ja johtamisosion ohella opetukseen ja teemojen toteutukseen.
      - Henkilöstöltä voi kysyä omiin työtehtäviin liittyvien asioiden lisäksi oppilaitoksen keke-ohjelmasta ja muista dokumenteista, tiedottamisen käytännöistä, osallistumisen mahdollisuuksista, lisäkoulutusmahdollisuuksista ja työilmapiiristä ja ympäristötyöhön kannustamisesta.
      - Kaikille henkilökunnan jäsenille ja opiskelijoille voi tehdä arvo- ja asennekysymyksiä sekä motivaatiota ja sitoutumista koskevia kysymyksiä.
  • Ympäristön havainnointi ja vapaamuotoinen keskustelu henkilökunnan kanssa on tehokas tiedonkeruumenetelmä varsinaisten haastattelujen rinnalla.

Yhteistyö oppilaitoksen kanssa

Kun auditoija on tehnyt alustavan auditointisuunnitelman, hän toimittaa ehdotuksen oppilaitokselle ja sopii yhteyshenkilön kanssa seuraavista asioista hyvissä ajoin ennen auditointipäivää:

Oppilaitoksen kanssa sovittavat asiat

  • Mahdollinen etukäteisaineisto ja aineisto, jonka tulisi olla saatavilla oppilaitoksessa (esimerkiksi haastattelutilassa) itsearviointiraportin ja sen liitteiden lisäksi
  • Auditointipäivän kulku ja aikataulu
  • Auditoinnin tavoite ja rajaus: onko tarkoitus hakea sertifikaattia vai saada ainoastaan palautetta jostain tai kaikista toiminnan osa-alueista; mihin yksiköihin / koulutusaloihin / tutkintoihin auditointi kohdentuu (amm. oppilaitokset)
  • Yhteyshenkilön tiedot ja tarkat saapumistiedot auditointikohteeseen
  • Keiden avainhenkilöiden aikaa oppilaitoksen tulee varata ja milloin
  • Milloin opetus- ja muuta henkilöstöä ja oppilaita on mahdollista haastatella
  • Oppilaitoksen yhteyshenkilön tuki auditointipäivän aikana (haastattelujen koordinointi, tilojen esittely jne.)
  • Minkälaisia tiloja tarvitaan käyttöön, tarvitaanko esim. tietokonetta
  • Lounas, kahvi ym. tarjoilut
  • Yhteisen palautekeskustelun ajankohta
  • Miten oppilaitoksen tulisi tiedottaa arviointipäivästä henkilöstölle ja oppilaille
  • Auditoijan korvaus:
    Suositukset audioijan työajasta ja korvauksesta