Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifiointi

Auditoinnin toteutus


Ulkoisen arvioinnin toteutuksen vaiheet oppilaitoksessa ovat:

  • Aloituskokous
  • Tiedon hankinta: haastattelut/havainnointi ja muistiinpanot
  • Tulosten yhteenveto
  • Palautetilaisuus henkilökunnalle

Kaavio ulkoisen auditoinnin toteutuksesta

Aloituskokous

Auditointipäivä alkaa yleensä aloituskokouksella, jossa oppilaitoksen puolelta ovat läsnä johdon edustajat, keke-ryhmä sekä mahdollisesti myös muita henkilöstön jäseniä. Kokouksessa tarkennetaan auditoinnin aikataulu, ja aloitetaan haastattelut.

Tilaisuuden aluksi auditoijan on tärkeä muistaa esittäytyä ja esitellä myös muut mahdollisen auditointiryhmän jäsenet. Samoin on tärkeää, että oppilaitoksen edustajat esittäytyvät, ja auditoija(t) kirjaavat ylös paikallaolijoiden nimet ja tehtävät.

Auditoijan on hyvä varautua siihen, että kaikki oppilaitoksen edustajat eivät välttämättä ole täysin selvillä auditoinnin tavoitteista ja sisällöstä. Auditoijan tulee tuoda esille arvioinnin todentava ja kehittävä näkökulma.

Vaikka oppilaitos olisikin hakemassa sertifikaattia, kysymyksessä ei ole tarkastus, jossa tarvitsisi pelätä virheitä ja epäonnistumista. Auditoija on pikemminkin tuomassa ulkopuolisen näkemyksen oppilaitoksen kestävän kehityksen työn tilanteesta ja antamassa ehdotuksia ja ideoita toiminnan kehittämiseksi.

Mahdolliset muutokset auditoinnin aikataulussa tulee selvittää heti päivän aluksi. Samalla sovitaan uusista kellonajoista. Myös muut käytännön järjestelyt on hyvä selvittää: kuka opastaa auditoijaa oppilaitoksessa liikuttaessa, missä tiloissa haastattelut tapahtuvat, miten ja milloin mennään lounaalle ja kahville, jne. Lisäksi varmistetaan palautetilaisuuden ajankohta ja osallistujat.

Vinkkejä aloituskokoukseen

  • Tarjoa lyhyt ja puheenvuoro oppilaitoksen rehtorille tai keke-vastaavalle, mutta muista oma tehtävästi kokouksen puheenjohtajana.
  • Esittele ulkoisen arvioinnin tavoitteet ja korosta auditoinnin yhteistoimintaluonnetta.
  • Esittele auditointisuunnitelman pääsisältö: mitä arvioidaan (kestävän kehityksen kriteerien osat), miten arvioidaan (haastattelut, tarkkailu, dokumenttien tarkastus), keitä haastatellaan ja mitä asioita ja toimintoja tarkkaillaan.
  • Muista kertoa myös miten auditoinnista annetaan palautetta kaikille oppilaitosyhteisön jäsenille.
  • Varmista myös päivän ”lukujärjestys” ja paikat, joissa haastattelut suoritetaan. Tämä on tärkeä asia haastattelujen ja kierrosten sujuvuuden varmistamiseksi.
  • Älä käytä liian pitkää aikaa aloituskokoukseen; haastattelut onnistuvat parhaiten pienissä ryhmissä ja kodikkaissa tiloissa.
  • Varaudu siihen, että aloituskokouksessa voi olla ylimääräistäkin väkeä (esim. lehtimies). Kun aloitat haastattelut, sinulla on oikeus ilmoittaa keiden haluat olevan läsnä eri tilanteissa.
  • Ota tilanne hallintaan alusta alkaen. Keskustelevan ilmapiirin luominen on tärkeää, mutta pidä auditoijana huolta, että johdat itse keskustelua. Ei ole tarkoitus, että rehtori tai keke-vastaava pitää sinulle esitelmää koulusta ja kestävän kehityksen asioiden hoidosta. Sinä kysyt ja haastateltavat vastaavat!

Tiedonhankinta auditoinnissa

Arvioinnin ”kenttätaktiikan” onnistumisen perusta on, että auditoija lähtee työhön hyvin valmistautuneena. Auditoijan on tärkeää määritellä itselleen arvioinnin päämäärät ja tavoitteet: Miksi tämä arviointi tehdään? Mitä haluan tietää? Millä eri välineillä kykenen todentamaan kriteerien toteutumisen?

Arvioinnin perusideaa voi kuvata kysymyskolmikolla miksi – mitä – miten. Auditoijan tulee selvittää itselleen myös kulloinkin arvioinnin kohteena olevan asian merkitys oppilaitoksen koko toiminnan kannalta, jotta päätelmillä olisi oikeat mittasuhteet.

Auditoinnin kolme tiedon hankkimisen perustapaa ovat

  • haastattelut,
  • dokumentteihin tutustuminen sekä
  • toiminnan ja tilojen havainnointi.

Kaikkia näitä menetelmiä tarvitaan, jotta auditoija saisi kokonaiskuvan kestävän kehityksen asioiden suunnittelusta, organisoinnista ja käytännön toteutuksesta. Arvioinnin lähtökohtana ovat itsearviointiraportin tiedot.

Ennakkoaineiston pohjalta auditoijalla on yleensä jo ennen oppilaitoksessa tapahtuvaa arviointia käsitys kestävän kehityksen asioihin liittyvistä käytännöistä ja ohjeista. Siksi auditoinnin painopiste oppilaitoksessa on siinä, toteutuvatko asiat myös käytännössä niin kuin on suunniteltu. Tämän selvittämiseksi tarvitaan haastatteluja, toimintaympäristön havainnointia ja esimerkkejä tapahtuneesta toiminnasta.

Auditoijan tulee haastatella mahdollisuuksien mukaan eri organisaatiotasojen edustajia erikseen, jotta hän saisi mahdollisimman todenmukaisen kuvan oppilaitoksen toiminnasta, eikä ainoastaan dokumentoiduista tavoitteista ja toimenpiteistä.

Auditoijan ei siis kannata haastatella henkilökunnan kaikkien ammattialojen edustajia yhtä aikaa esimerkiksi aloituskokouksessa. Yksi lähestymistapa haastattelustrategiaan on seuraava pyramidimalli:

Auditoinnin kenttätaktiikan pyramidimalli

Auditoinnin kenttätaktiikan pyramidimalli

  • Kysy johdolta esimerkiksi oppilaitoksen arvoja, toimintaperiaatteita, keke-opetuksen pedagogista ajatusta, sitoutumista, resursointia, keke-työn organisointia, kehittämiskohteita, keke-ohjelman tavoitteita ja toimenpiteitä, turvallisuusasioita, koulutusta ja viestintää sekä toiminnan arviointia ja kehittämistä. Älä anna keke-vastaavan vastata rehtorin puolesta kaikkeen!
  • Keke-vastaavalta tai –ryhmältä voit kysyä tarkentavat kysymykset keke-asioiden suunnittelusta, organisoinnista ja kehittämisestä sekä opetuksen ja teemojen toteutukseen liittyvistä käytännöistä.
  • Testaa opetus- ja muuta henkilöstöä ja oppilaita haastattelemalla, kuinka hyvin johdon ja keke-vastaavan tai –ryhmän kertomat asiat toteutuvat käytännössä haastattelemalla (tietoisuus arvoista, toimintaperiaatteista ja käytännöistä, asenne ja sitoutuminen, jne.). Havainnoi, miten hyvin asiat toimivat käytännössä.

Havainnointi

Oppilaitoksessa auditoija katsoo ympärilleen ja tekee havaintoja haastattelujen lomassa. Lisäksi voidaan tehdä oppilaitoksen edustajan ohjaama kierros oppilaitoksen tiloissa. Tilojen ja toiminnan havainnointia kannattaa suunnata siihen, että etsitään näyttöjä keken näkymisestä oppilaitoksen arjessa ja käytännön toiminnassa. Erityisenä painopisteenä ovat sertifiointia varten arvioitavaksi valitut teemat.

Havainnoitavia asioita ovat esimerkiksi

  • Jätteiden lajittelun organisointi, ohjeistus ja toimivuus, vastaavuus suunnitelmiin
  • Materiaalien säästävä käyttö (ohjeet, toteutuminen)
  • Turvallisuusohjeet ja -järjestelyt eri tiloissa, piha-alueen turvallisuus
  • Energiansäästöohjeet ja toimenpiteiden toteutuminen eri tiloissa
  • Hyvinvointiin, kiusaamisen ja syrjäytymisen ehkäisyyn tai muuhun sos. kestävyyden teemaan liittyvien asioiden näkyminen koulun tiloissa ja toiminnassa
  • Monikulttuurisuuteen tai kulttuuriperintöön ja kansainvälisyyteen liittyvien teemojen näkyminen koulun tiloissa ja toiminnassa
  • Yleinen keke-tiedotus, ohjeet ja seurantatiedot ym. esim. koulun seinällä
  • Tilojen ja pihaympäristön siisteys ja viihtyisyys
  • Kestävään kehitykseen liittyvät oppilastyöt
  • Kestävän kehityksen oppimateriaali
  • Koulun ilmapiiri, henkilöstön yhteistyö, oppilaiden käytös ja toiminta, vuorovaikutus henkilöstön ja oppilaiden välillä

Haastattelut


Haastatteluihin valmistautuminen

Auditoija valmistautuu haastatteluihin niin, että hänellä on selkeä lista asioista, joita haastateltavilta henkilöiltä on tarkoitus selvittää. Auditoija voi myös suunnitella ennakkoon valmiita kysymyksiä haastattelujen eri kohderyhmille. Kysymysten suhteen on kuitenkin tärkeä varautua joustoihin ja muutoksiin.

Auditoijan tulee myös huolehtia aikataulun pitävyydestä, ja tarvittaessa priorisoida kysymyksiä. Haastattelutahdin nopeuttaminen kiireen yllättäessä ei ole suositeltava tapa.

Kehityskysymykset

Jos haasteltava esittää jonkin ongelmalliseksi kokemansa asian, joka kaipaisi kehittämistä, auditoija voi tehdä lisäkysymyksiä ja pyytää esittämään kehittämisen välineitä ongelman tai puutteen korjaamiseksi. On tärkeää, että auditoija käyttää kieltä, jota haastateltavat ymmärtävät. Rehtorin, opettajan, siistijän ja oppilaan kanssa keskustellessa käsitteet ja lähestymistavat on valittava eri perustein.

Niin sanotut kehityskysymykset ovat hyviä välineitä tiedonhankintaan ja samalla myös haastateltavien asenteiden ja motivaation selvittämiseen:

  • ”Mitä tekisit toisin, jos sinulla olisi valtuudet muuttaa asioita?”
  • ”Millaisena koet mahdollisuutesi vaikuttaa keke-työhön ja miten niitä voisi parantaa?”
  • ”Kannustetaanko henkilökuntaa keke-työhön: materiaalinen ja henkinen kannustus? Millaista tukea tarvittaisiin lisää?”

Esimerkkikysymyksiä haastattelujen tueksi

Luottamuksellisuus ja hienotunteisuus

Auditoija voi pohtia yhdessä haastateltavan kanssa myös ongelman tai puutteen todellista syytä. Tällöin on kuitenkin aina muistettava hienotunteisuus ja tietosuojakysymykset, sillä syyt voivat koskea arkoja asioita kuten esimerkiksi työilmapiiriä tai palkkausta.

Auditoijan tulee tällaisissa tapauksissa myös kertoa haastateltavalle, että haastattelussa saadut tiedot ovat luottamuksellisia, eikä yksittäisten ihmisten nimiä tulla mainitsemaan tulosten raportoinnissa.

Haasteltavaa ei koskaan saa asettaa selkä seinää vasten vaikeissa asioissa. Jos todentaminen perustuu ainoastaan puheeseen, auditoijan on pyrittävä kartoittamaan ongelman ydintä useammalta henkilökunnan jäseneltä. Vaikeasti todennettavissa asioissa lisänäyttöä voi etsiä dokumenteista ja toimintaa havainnoimalla.

Muistilista haastatteluihin

Haastattelu voi edetä monin tavoin. Haastattelun perusrungon noudattamisella voi pyrkiä jäsentämään ja hallitsemaan haastattelutilanteita.

Haastattelussa auditoija voi noudattaa esimerkiksi seuraavaa toimintatapaa:

Auditoija

  • esittäytyy, kertoo, miksi hän on paikalla,
  • keventää alkutunnelmaa ja unohtaa liiallisen virallisuuden(huumori ei ole pahasta!),
  • varautuu yllätyksiin – on valmis joustamaan,
  • kertoo pääasioista, joista aikoo kysyä haastateltavalta,
  • aloittaa helpoista kysymyksistä (faktat),
  • antaa vastaajalle aikaa – ei pommita kysymyksillä,
  • kuuntelee ja tekee huomiota ympäristöstä,
  • pitää keskustelun pääteemoissa ja huolehtii aikataulusta,
  • pyrkii pohdiskelemaan asioita haastateltavan kanssa (ns. kehityskysymykset),
  • kiittää haasteltavaa haastattelusta.

Tiedon kirjaaminen

Auditoijan tulee dokumentoida huolellisesti haastattelujen ja havaintojen tulokset. Tämä on tärkeää loppuarvion ja palautteen antamisen kannalta. Päivän aikana tietoa tulee paljon ja kaikkia yksityiskohtia on mahdotonta muistaa. Suositeltava tapa on varata jokaista haastattelua varten oma erillinen muistiinpanosivu, johon voi jo valmiiksi suunnitella haastattelurungon ja kysymyksiä.

Haastattelutilanteissa tulee kirjata ylös haastatellut henkilöt sekä heidän työnimikkeensä ja keskeisin työtehtävä. Mikäli esillä on dokumentteja, niiden tunnisteet merkitään muistiin (dokumentin nimi tai numero).

Haastateltavan vastausten lisäksi auditoija voi kirjata ylös tiloihin, työskentelyolosuhteisiin ja käytäntöjen toimivuuteen liittyviä havaintoja, sekä ”rivien välistä” saatua tietoa esimerkiksi työyhteisön jäsenten motivaatiosta ja työviihtyvyydestä, yhteistyön toimivuudesta ja osallistumisen mahdollisuuksista sekä sisäisestä tiedonkulusta.

Vinkkejä kenttätaktiikkaan

  • Pyydä oppilaitosta järjestämään erillinen kierros eri osastoilla ja jätepisteissä joko ennen haastatteluja tai niiden jälkeen. Kierros mahdollistaa kokonaiskuvan saamisen oppilaitoksen toiminnasta, ja antaa mahdollisuuden havainnoida käytäntöjen toimivuutta.
  • Tee haastattelut mieluummin haastateltavien omissa työpisteissä kuin erillisessä, suljetussa haastattelutilassa. Näin pystyt luomaan helpommin vapautuneen ja keskustelevan ilmapiirin. Samalla näet käytännössä, miten haastateltava hoitaa työnsä ja miten asiat toimivat.
  • Suunnittelu päivän aikataulu siten, että ehdit liikkua oppilaitoksen sisä- ja ulkoalueella ja jututtaa oppilaita ja henkilökuntaa vapaamuotoisesti. Näin saat tietoa oppilasyhteisön jäsenten osallistumisesta, sitoutumisesta, asenteista ja motivaatiosta sekä sisäisestä tiedonkulusta.
  • Suosi pieniä ryhmähaastatteluja. Voit näin luoda vapautuneemman ja keskustelevamman ilmapiirin.
  • Todentaessasi kriteerien toteutumista, etsi tosiasioita, älä metsästä virheitä. Jos poikkeamia ja kehittämisen kohteita löytyy, selvitä löydettyjen ongelmien todelliset syyt, perustele arviosi ja anna konkreettisia vinkkejä korjaaviksi toimenpiteiksi.