Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifiointi

Yhteenveto ja palaute


Yhteenvedon tekeminen

Auditoijan tulee pyytää oppilaitokselta mahdollisuus yhteenvedon tekemiseen ja palautteen valmistelemiseen haastattelujen jälkeen rauhallisessa, suljetussa tilassa. Tähän kannattaa varata aikaa vähintään tunnin verran.

Vinkkejä yhteenvedon tekemiseen

  • Yhteenvedon tekemisen on tapahduttava tehokkaasti ja siihen kannattaa alustavasti valmistautua jo ennen auditointia itsearviointiraportin perusteella.
  • Hyvä toimintamalli on käydä ensin kriteerien osa-alueittain läpi ne kohdat, joissa on tunnistettavissa poikkeama sertifioinnin pistevaatimuksiin nähden.
  • Kun poikkeamat on tunnistettu, tehdään esim. kriteerien osa-alueittain jäsennelty tiivis yhteenveto oppilaitoksen vahvuuksista ja kehittämisen kohteista.
  • Auditointipäivän päätteeksi ei kannata lähteä tekemään lopullista kriteerikohtaista pisteytystä, vaan sen voi jättää jälkeenpäin lähetettävän auditointiraportin asiaksi.

Palautekeskustelu

Palautekeskusteluun saavat osallistua kaikki oppilaitosyhteisön jäsenet. Tilaisuuden tarkoituksena on antaa oppilaitokselle palaute vahvuuksista ja kehittämisen kohteista sekä kriteerien täyttymisestä ja mahdollisista poikkeamista.

Suositeltava tapa palautteen antamiseen on ”hampurilaispalaute”: Kerro ensin oppilaitoksen vahvuudet ja hyvässä kunnossa olevat asiat. Tämän jälkeen tuo esille arvioinnissa havaitut kehittämiskohteet, ja poikkeamat kriteereihin. Muista lopuksi yleisarvio, jossa luot kuulijoille kokonaiskuvan oppilaitoksen tilanteesta.

Palautehampurilainen

On tärkeää, että poikkeamat ja pisteytetyt kriteerit käydään läpi keskustellen. Auditoija esittelee ensin oman arvionsa perusteluineen, minkä jälkeen oppilaitoksella on mahdollisuus esittää täydentävää informaatiota. Tavoitteena on, että poikkeamista ja pisteytyksestä päästään yhteisymmärrykseen.

Palautteen antamisen voit jäsennellä myös kriteerien osa-alueittain: ensin suunnittelua, organisointia ja kehittämistä koskevat vahvuudet, kehittämiskohteet ja mahdolliset poikkeamat, sitten vastaavasti opetusta koskevat asiat ja lopuksi keke-teemojen toteutus. Perustele näkemyksesi, pyri loogisuuteen johtopäätöksissäsi ja kiinnitä huomio selkeään esitystapaan.

Muista hienotunteisuus ja haastattelujen luottamuksellisuus: ole varovainen, jos nostat yksittäisten ihmisten kommentteja tai tekemisiä esiin. Tarkoitus ei ole nolata ketään palautetilaisuudessa. Jos esität poikkeaman kriteereistä, tee se rakentavasti ja perustele päätelmäsi. Tuo esille, että kysymys ei ole virheestä tai siitä, että joku olisi hoitanut työnsä huonosti, vaan että poikkeamassa on mahdollisuus toiminnan kehittämiseen.

Myönteisen palautteenkaan antaminen ei aina ole ongelmatonta. Jos nostat jonkun ihmisen esille, voit samalla tahattomasti vähätellä muiden osuutta. Ole varovainen, sillä auditoijana tiedät aina liian vähän oppilaitoksen sisäisistä asioista!

Esimerkki palautekeskustelun jäsentelystä

Kehittämisen kohteet (yhteenveto kriteerien eri osa-alueista):

  • opiskelijoiden osallisuutta tulisi lisätä
  • tiedottamista ja palautteen antamista saavutetuista tuloksista tulisi lisätä
  • tarkemmat oppiainekohtaiset keke-opetuksen sisältöjen, opetusmenetelmien sekä oppimisympäristöjen kuvaukset puuttuvat osasta opetussuunnitelmaa (yhteiskunnalliset aineet ja taitoaineet).
Poikkeamat

  • Kriteerien osassa 3 (Seuranta, arviointi ja kehittäminen) vaadittu minimipistemäärä ei täyty. Koulun tulisi selkeyttää kriteerien 23 ja 24 edellyttämällä tavalla arviointikäytännön kokonaisuutta ja tehdä siitä kirjallinen selvitys auditoijalle.
Yleisarvio

Oppilaitoksen kestävän kehityksen työ on hyvällä pohjalla. Erityinen vahvuus on sisäisen, moniammatillisen yhteistyön toimivuus. Ylläpitohenkilöstö on mieltänyt oman roolinsa myös kasvatustyön tukena. Keke-kasvatus on ollut kolmen vuoden ajan painopistealue, mikä näkyy etenkin tietopainotteisena keke-asioiden opetuksena ja monipuolisten oppimisympäristöjen hyödyntämisenä.

Oppilaiden osallistumisen kehittäminen sekä keke-kasvatuksen laajentaminen kaikkiin oppiaineryhmiin toteutuu syksyn aikana, kun uudet opetussuunnitelmat saadaan valmiiksi. Koulu on hyvin lähellä kestävän kehityksen sertifikaatin tasoa, ja korjaavat toimenpiteet on mahdollista toteuttaa kolmen kuukauden määräajassa.

Auditointiraportti

Suullisen palautteen lisäksi auditoija antaa oppilaitoksen kirjallisen palautteen kahdessa muodossa:

  • virallisella auditointiraportilla, jossa esitetään arvio kriteerien täyttymisestä sekä poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet,
  • vapaamuotoisena palautteena, jossa oppilaitoksen vahvuuksia ja kehittämisen kohteita tarkastellaan kriteerien näkökulmaa laajemmin.

Auditoijan tulee toimittaa oppilaitokselle auditointiraportti kolmen viikon kuluessa oppilaitoksessa tapahtuneesta arvioinnista. Auditointiraportissa esitetään auditoinnin kohde, yhteyshenkilön nimi ja auditoijan nimi tai auditoijien nimet sekä Oppilaitosten kestävän kehityksen kriteerien täyttyminen kriteerien osa-alueittain. Mikäli sertifikaatin vaatimukset pisterajojen suhteen eivät täyty, auditoija esittää raportin liitteenä poikkeamat ja antaa ehdotuksia korjaavien toimenpiteiden kohdentamisesta.

Auditointiraporttipohja

Auditointiraportin liitteenä auditoija toimittaa oppilaitokselle myös itsearvioinnin yhteenvetotaulukon, johon auditoija on merkinnyt kriteereittäin oman pisteytyksensä oppilaitoksen itsearvioinnin pisteytyksen rinnalle. Mikäli auditoija on muuttanut pisteytystä, hän esittää perustelut muutokselle kommenttisarakkeessa.

Itsearvioinnin yhteenvetotaulukko

Poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet


Poikkeamat

Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifioinnissa poikkeamalla tarkoitetaan yhden tai useamman kriteerin vaatimusten täyttymiseen liittyvää puutetta, joka estää sertifikaatin pisterajojen täyttymisen.

Poikkeamat voivat olla kahdentyyppisiä:

  • Yksittäisen kriteerin kohdalla toiminnan taso on "puuttuva" (0 pistettä). Sertifikaatin pisterajoissa on määritelty poikkeuksiksi ainoastaan kriteerit 21 ja 22 (peruskoulut ja lukiot) sekä 22 ja 23 (ammatilliset oppilaitokset), joista ei tarvitse saada yhtään pistettä.
  • Kriteerien osa-alueeseen liittyvä minipistemäärän vaatimus ei täyty.

Ensimmäisessä tapauksessa oppilaitoksen on tehtävä korjaavia toimenpiteitä, joiden avulla toiminta saadaan vähintään kriteerin "käynnistynyt" -tason mukaiseksi (1 piste).

Toisessa tapauksessa oppilaitos voi itse valita kriteerien osa-alueelta kriteerit, joihin korjaavat toimenpiteet kohdennetaan minimipistemäärän täyttämiseksi.

Kriteerien täyttymisessä havaitut poikkeamat voivat olla luonteeltaan lieviä poikkeamia tai suuria poikkeamia. Auditoijan tulisi tunnistaa suuret poikkeamat jo itsearviointiraportin perusteella, jolloin hän voi kertoa oppilaitokselle, että sertifikaatin tasolle pääsemiseen vaaditaan vielä pidempiaikaista työtä.

Hyvä luokitteluperuste suuren ja lievän poikkeaman erolle on sertifioinnin sääntöjen vaatimus korjaavista toimenpiteistä: oppilaitoksella on 3 kuukautta aikaa toimenpiteiden tekemiseen. Poikkeamia, joiden korjaaminen onnistuu tässä määräajassa, voidaan pitää lievinä poikkeamina.

Poikkeaman kirjallisessa ja suullisessa muotoilussa tulee kiinnittää huomiota seuraaviin tekijöihin:

  • määrittele poikkeama selkeästi ja yksikäsitteisesti,
  • kytke objektiivinen havaintoaineisto poikkeamaan,
  • osoita, mitä kriteerien kohtaa vastaan poikkeama on havaittu ja perustele, miksi vaatimus ei täyty,
  • anna oppilaitokselle mahdollisuus esittää täydentävää informaatiota ja oma näkemyksensä asiasta,
  • pohdi oppilaitoksen kanssa korjaavia toimenpiteitä, ja anna oppilaitokselle mahdollisuus esittää oma ratkaisunsa.

Korjaavat toimenpiteet


Oppilaitoksen toteuttamat korjaavat toimenpiteet voivat olla esimerkiksi seuraavanlaisia:

  • Pelastussuunnitelman päivitys ajan tasalle (krit. 3)
  • Opiskelijoiden osallistumismahdollisuuksien varmistaminen (krit. 4)
  • Kestävän kehityksen ohjelman tavoitteiden ja mittareiden täsmentäminen (krit. 7)
  • Valittuun teemaan liittyvien toimintatapojen vakiinnuttaminen esim. ohjeiden, perehdytyksen ja seurannan avulla (YS krit. 13, AMM krit. 14)
  • Kestävän kehityksen näkökulmien kytkeminen opetuksen toteutukseen arvioinnissa heikoksi todettujen kriteerien osalta (YS krit. 14-20, AMM krit. 15-21)

Auditoijan tulee muistaa, että kriteereissä todetut kehittämistarpeet ovat poikkeamia ainoastaan silloin, kun sertifikaatin pisterajavaatimukset eivät täyty.

Jos pistevaatimukset täyttyvät, auditoija ei voi edellyttää oppilaitokselta korjaavia toimenpiteitä ennen sertifikaatin myöntämistä. Sen sijaan auditoija voi antaa vapaamuotoisessa palautteessa kehittämisehdotuksia.

Toinen tärkeä muistettava asia on, että auditoijan tulee jättää oppilaitokselle mahdollisuus ratkaista omista lähtökohdistaan, millaisin toimenpitein poikkeamat korjataan. Auditoijan tehtävä on siis osoittaa poikkeama ja oppilaitoksen tehtävä suunnitella korjaavat toimenpiteet. Auditoija voi kuitenkin antaa esimerkkejä mahdollista ratkaisuista tai esittää toimenpiteiden suunnittelua auttavia kysmyksiä.

Korjaavien toimenpiteiden todentaminen tapahtuu oppilaitoksen auditoijalle toimittaman kirjallisen selvityksen perusteella. Auditoijan tulee saada selvitys viimeistään kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun oppilaitos on saanut auditointiraportin.

Auditoijan tulee antaa oppilaitokselle vahvistus korjaavien toimenpiteiden hyväksymisestä tai mahdollisista vaadittavista täydennyksistä kolmen viikon kuluessa siitä, kun hän on saanut oppilaitoksen selvityksen.

Mikäli auditoija edellyttää selvitykseen täydennyksiä, oppilaitoksen tulee antaa auditoijalle täydennyksistä kirjallinen lisäselvitys kolmen viikon kuluessa siitä, kun se on vastaanottanut auditoijan täydennyspyynnön. Auditoijan tulee antaa viikon kuluessa vastaus täydennysten hyväksymisestä tai hylkäämisestä.

Vapaamuotoinen palaute

Vapaamuotoinen kirjallinen palaute lähetetään oppilaitokselle auditointiraportin yhteydessä. Raportissa esitetään oppilaitoksen vahvuudet ja kehittämisen kohteet esimerkiksi kriteerien osa-alueittain jäsenneltyinä. Kirjalliseen palautteeseen pätee sama kuin palautekeskusteluunkin: tärkeintä on kannustava ja positiivinen sävy. Raportin sopiva laajuus on 2-3 sivua.

Tärkeä osa auditointia on palautteen antaminen oppilaitokselle sen vahvuuksista ja kehittämisen kohteista. Tässä vapaamuotoisessa palautteessa näkökulma voi olla kriteerien toteutumista laajempi. Palautteessa auditoija voi tuoda esille myös konkreettisia kehittämisehdotuksia.

Vihjeitä vapaamuotoisen palautteen kokoamiseen

  • Hyvä tapa raportin jäsentelyyn on esittää kriteerien osa-alueittain oppilaitoksen vahvuudet ja kehittämisen kohteet.
  • Auditoijan kannattaa tehdä jo itsearviointiaineiston perusteella ranskalaisin viivoin jäsentely vahvuuksista ja kehittämisen kohteista kriteerien osa-aluiettain.
  • Auditointipäivän kuluessa kannattaa haastattelujen lomassa listata kriteerien osa-alueittain esille nousseita selviä vahvuuksia, hyviä käytäntöjä ja kehittämisen kohteita.
  • Muista, että hyvässä palautteessa ei kuitenkaan pelkästään listata hyviä käytäntöjä ja kehittämisen kohteita, vaan oleellista on myös vastata kysymyksiin miksi jokin käytäntö on vahvuus sekä millä tavoin kehittämiskohteita voisi lähteä parantamaan.
  • Hyvä raportti on tiivis, ja sen sopiva pituus on 2-3 arkkia tekstiä. Tarvittaessa esitystä voi laajentaa, jos esim. oppilaitos haluaa enemmän palautetta joistakin asioista tai jos auditoija liittää palautteeseen vaikkapa kuvauksia hyvistä käytännöistä.