Ajankäyttö ja arvioinnin organisointi
Arviointi voidaan tehdä vaiheittain ja kriteerien osa-alueittain esimerkiksi yhden lukukauden kuluessa. Vähimmillään kaikkien kriteerien osa-alueiden arviointiin kannattaa varata aikaa 1-2 kuukautta, jolloin työ voidaan jaksottaa sopiviin eriin. Arvioinnin toteutusta varten nimetään arviointiryhmät kriteerin osa-alueittain (tarkemmat ohjeet itsearvioinnin kysymyslistojen yhteydessä).
Arvioinnin toteutukseen on tärkeää varata tarvittavat resurssit. Työn koordinoinnista vastaaville henkilöille (esim. keke-ryhmälle) tulee varata työaikaa prosessin eri vaiheisiin. Myös arviointiryhmien työhön tarvittava aika kannattaa etukäteen suunnitella (esim. työaikaa tai sovittujen suunnittelu-, kokous- tms. aikojen käyttäminen itsearviointiin).
Huom! On tärkeää, että kriteerien eri osa-alueiden arviointi tehdään ryhmissä, eikä niin, että yksi ihminen kokoaa tiedot lomakkeelle. Ryhmässä arvioinnin kautta saadaan kerättyä tietoa huomattavasti kattavammin ja osallistettua kouluyhteisön toimijoita arviointiprosessiin, joka on hyödyllinen oppimiskokemus.
Kannattaa myös muistaa, että auditoija haastattelee auditoinnissa laajasti oppilaitoksen eri toimijoita itsearvioinnin vastausten pohjalta. Kysymyksiin on huomattavasti helpompi vasta, kun on itse ollut arviointia tekemässä.
Arvioinnin käynnistäminen
Itsearviointi on hyvä käynnistää asian esittelyllä esimerkiksi henkilöstökokouksen tai koulutustilaisuuden yhteydessä. Tilaisuuden voi organisoida oppilaitoksen kestävän kehityksen ryhmä. Henkilöstölle esitellään arvioinnin tavoitteet, vaiheistus ja aikataulut sekä henkilöstön rooli arvioinnin toteutuksessa. Samalla tuodaan esille arvioinnin hyöty oppilaitoksen toiminnan ja jokaisen oman työn kehittämisen kannalta. Arvioinnissa ei siis ole kysymys pelkästään sertifikaatin tavoittelusta!
Arvioinnin toteutus ryhmissä
Arviointi kannattaa vaiheistaa siten, että arviointiryhmät pitävät esimerkiksi kaksi kokousta, joista ensimmäisessä käydään läpi itsearvioinnin kysymyslista ja selvitetään, miten arvioinnin tueksi tarvittava tieto kerätään. Kokousten välillä arviointiryhmien jäsenet kokoavat tietoa arviointia varten. Toisessa kokouksessa täytetään yhdessä itsearvioinnin kysymyslista, tehdään oppilaitoksen pisteytys sekä laaditaan yhteenveto vahvuuksista ja kehittämiskohteista.
Tulosten käsittely
Vaikka itsearviointi tehtäisiin sertifikaatin hakemista varten, on tärkeää, että arvioinnin tuloksia käsitellään oppilaitoksessa ja niitä hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. Hyvä tapa tulosten käsittelylle on varata asialle aikaa sopivassa yhteisessä tilaisuudessa, jossa on mahdollisimman laajasti läsnä eri henkilöstöryhmien ja mahdollisuuksien mukaan myös opiskelijoiden edustajia. Arviointiryhmät esittelevät yhteenvedot arvioinnin eri osa-alueilta.
Tuloksia voidaan käsitellä yhteisesti sopivissa ryhmissä henkilöstön ja opiskelijoiden kesken. Lisäksi varataan aikaa keskusteluun johtopäätöksistä, joiden pohjalta valitaan ehdotukset kehittämiskohteista. Johto on mukana käsittelemässä arvioinnin tuloksia ja kehittämisehdotuksia. Tuloksia hyödynnetään esimerkiksi seuraavan vuoden kestävän kehityksen ohjelman ja vuosisuunnitelman laadinnassa ja opetuksen kehittämisessä.