Rekommenderade priser för auditeringar

Överenskommelse om ersättning till auditeraren

Att ansöka om certifikat för hållbar utveckling för läroanstalter är kostnadsfritt. Den organisation som beställer auditeringen ansvarar dock för kostnaderna för den externa utvärderingen, vilket inkluderar ersättning för auditerarens arbete och resekostnader samt eventuella vikarie­kostnader som uppstår för auditerarens arbetsgivare under auditeringsdagen eller -dagarna.

Den organisation som beställer auditeringen kommer överens med auditeraren om genomförandet av auditeringen och den ersättning som auditeraren ska få. Det rekommenderas att man i förväg avtalar om tidpunkten för auditeringen, leveransen av material till auditeraren med beaktande av certifieringsreglernas krav, den uppskattade tidsåtgången för auditeringen samt den ersättning och övriga kostnader som grundar sig på detta, såsom resekostnader och eventuell ersättning för vikarie­kostnader. Auditeraren kan lämna en offert till läroanstalten för auditeringens totala kostnader.

Auditeraren kan genomföra auditeringen som en del av sitt ordinarie arbete, fakturera beställaren via sin firma eller sitt företag, eller låta sin arbetsgivare stå för faktureringen.

OKKA-stiftelsen har utarbetat följande rekommendationer som vägledande utgångspunkt för avtalet mellan auditeraren och beställaren.

Auditerarens arbetsinsats

Auditerarens arbete består av:

• att sätta sig in i självutvärderingsmaterialet och annat material som organisationen tillhandahåller,
• planering av auditeringen,
• genomförande av auditeringen,
• samt utarbetande av en återkopplingsrapport.

Den tid som krävs för dessa uppgifter beror på storleken på den organisation som auditeras. Tabellen nedan visar uppskattningar av tidsåtgången för olika arbetsmoment baserat på genomförda certifieringsauditeringar.

Målet är att auditeraren ska kunna utföra sitt arbete inom denna tidsram.

OBS! Följande uppskattningar av tidsåtgång och rekommendationer för arvoden gäller den första auditeringen i organisationen (certifieringsauditeringen). Årliga självutvärderingar och auditeringar för förnyelse av certifikatet behandlas längre fram.

UPPGIFT	TIDSÅTGÅNG liten grundskola eller gymnasium, organisation, barnkulturcentrum	TIDSÅTGÅNG stor läroanstalt, flera enheter
Genomgång av självutvärderingsmaterial och annat material	2 dagar	4-5 dagar
Planering av auditeringen	0,5 dag	1-2 dagar
Genomförande av auditeringen i organisationen	1 dag	2-3 dagar
Utarbetande av återkopplingsrapport	0,5 dag	1 dag
TOTALT	4-5 dag	8-11 dagar

Rekommendationer för variationen i auditerarens arvode

Auditeringen medför följande kostnader:

• auditerarens arbete på egen tid (genomgång av förhandsmaterial, planering av auditeringen, skrivande av återkopplingsrapport),
• auditeringsdagen i organisationen (om läraren utför auditeringen under arbetstid kan detta medföra inkomst- och pensionsbortfall),
• eventuell vikarie­kostnad under auditeringsdagen.

Tabellen nedan visar variationen i auditerarens arbetstid och rekommenderat dagsarvode, uppskattning av eventuella vikarie­kostnader samt den sammanlagda variationen i auditeringens totalpris. Utöver kostnaderna i tabellen tillkommer eventuella resekostnader för auditeraren.

Kostnaderna är vägledande rekommendationer och är inte bindande för beställaren eller auditeraren i förhandlingarna om arvode.

LÄROANSTALT	Auditerarens arbetstid	Arvode/dag	Eventuell vikarie­kostnad	Auditeringens totalpris
Liten grundskola eller gymnasium, organisation, barnkulturcentrum	4-5 dagar	150-250 €	100 €	600-1350 €
Medelstor grundskola, gymnasium eller yrkesläroanstalt: verksamhet i en enhet	5-6 dagar	150-250 €	100-150 €	750-1650 €
Stor yrkesläroanstalt: flera separata enheter	8-11 dagar	150-250 €	200-300 €	1200-3050 €

Alternativ för ersättning av kostnader

Alternativ 1: Auditeraren fakturerar den organisation som beställt auditeringen för hela arbetet (genomgång av förhandsmaterial, planering, genomförande och skrivande av återkopplingsrapport), med hänsyn till arbete utfört på egen tid samt eventuellt inkomst- och pensionsbortfall för auditeringsdagen.

Principen är att auditeraren inte fakturerar för auditeringsdagen i organisationen om ingen inkomstförlust uppstår för den dagen.

Alternativ 2: Auditeraren fakturerar organisationen endast för den del av arbetet som utförs på egen tid (genomgång av förhandsmaterial, planering och skrivande av återkopplingsrapport). Auditerarens arbetsgivare fakturerar organisationen för personalkostnader motsvarande auditerarens inkomstbortfall inklusive bikostnader.

I båda alternativen fakturerar auditerarens arbetsgivare eventuella vikarie­kostnader från den organisation som beställt auditeringen.

Årliga uppdateringar av självutvärderingen

För att upprätthålla certifikatet måste den certifierade organisationen genomföra en årlig självutvärdering. Organisationen kan själv planera självutvärderingsförfarandet, och det är inte nödvändigt att använda certifieringens utvärderingsverktyg.

Under mellanåren mellan externa auditeringar kan organisationen, om den så önskar, avtala med den auditerare som genomfört certifieringsauditeringen om skriftlig återkoppling på självutvärderingen och utvecklingen av hållbarhetsarbetet.

OBS! Det är inte obligatoriskt att anlita auditeraren för att kommentera den årliga självutvärderingen.

Rekommendationen är att auditeraren använder 0,5–1 arbetsdag för återkopplingen. Detta omfattar:

• genomgång av resultaten från självutvärderingen,
• jämförelse med tidigare självutvärdering eller certifieringsauditering,
• skrivande av en kort återkopplingsrapport om arbetets framskridande (1–2 A4-sidor).

Rekommenderat arvode för auditeraren är därmed, enligt dagsarvodena ovan, 75–250 €.

Förnyelse av certifikatet

Om den certifierade organisationen har genomfört de årliga självutvärderingarna enligt reglerna kan auditeraren genomföra den auditering som krävs för förnyelse av certifikatet i lättare form än den första certifieringsauditeringen.

Genom självutvärderingen vid förnyelseauditeringen är det enkelt att se hur arbetet i organisationen har utvecklats sedan certifieringsauditeringen (självutvärderingen från certifieringsauditeringen fungerar som jämförelsegrund).

Tabellen nedan visar målsatt tidsåtgång och vägledande rekommenderade priser för förnyelseauditering av certifikatet.

Om dokumentationen över de årliga självutvärderingarna är bristfällig eller om flera separata enheter ska utvärderas, bör mer tid reserveras för auditeringen i organisationen.

UPPGIFT	TIDSÅTGÅNG liten grundskola eller gymnasium, organisation, barnkulturcentrum	TIDSÅTGÅNG yrkesläroanstalt, 1–2 utvärderingsenheter
Genomgång av självutvärderingsmaterial	0,5 – 1 dag	1-2 dagar
Planering av auditeringen	0,5 dag	0,5 dagar
Genomförande av auditeringen	0,5 dag	1 dag
Utarbetande av återkopplingsrapport	0,5-1 dag	1 dag
TOTALT	2-3 dagar	3-4,5 dagar
Auditeringens totala kostnad (jfr rekommenderade priser ovan)	300 – 850 €	450 – 1250 €