Auditoijan korvauksesta sopiminen
Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifikaatin hakeminen on maksutonta. Auditoinnin tilaava oppilaitos vastaa kuitenkin ulkoiseen arviointiin liittyvistä kustannuksista, joita ovat auditoijan työn ja matkakustannuksen korvaus sekä mahdolliset auditoijan oppilaitokselle aiheutuvat sijaiskustannukset auditointipäivän tai -päivien ajalta.
Oppilaitos sopii auditoijan kanssa auditoinnin toteutuksesta ja auditoijan saamasta korvauksesta. Suositeltavaa on, että etukäteen sovitaan auditoinnin ajankohta, aineiston toimittaminen auditoijalle ottaen huomioon sertifioinnin sääntöjen vaatimukset, arvioitu auditointiin kuluva aika sekä siihen perustuva auditoijan korvaus sekä muut kustannukset kuten matkakulut ja mahdollinen sijaiskustannusten korvaus. Auditoija voi antaa oppilaitokselle tarjouksen auditoinnin kokonaiskustannuksista.
OKKA-säätiö on laatinut seuraavat suositukset pohjaksi auditoijan ja oppilaitoksen väliselle sopimukselle.
Auditoijan työpanos
Auditoijan työ koostuu itsearvioinnin kysymyslistojen tarkastamisesta ja muun oppilaitoksen toimittaman aineiston läpikäynnistä, oppilaitoksessa tapahtuvan arvioinnin suunnittelusta, arvioinnin toteutuksesta oppilaitoksessa sekä palauteraportin laatimisesta. Näiden tehtävien vaatima ajankäyttö on riippuvainen oppilaitoksen koosta. Seuraavassa taulukossa on esitetty toteutuneiden sertifiointiauditointien perusteella arvio työvaiheiden ajankäytön vaihteluvälistä erikokoisissa oppilaitoksissa. Tavoitteena on, että auditoija pystyy hoitamaan työnsä tämän aikataulun puitteissa.
HUOM! Seuraavat ajankäyttöarviot ja palkkiosuositukset koskevat ensimmäistä oppilaitoksessa tapahtuvaa (sertifiointi)auditointia. Vuosittaisia itsearviointeja ja sertifikaatin päivitystä koskevia auditointeja on käsitelty jäljempänä.
| TEHTÄVÄ | AJANKÄYTTÖ Pieni peruskoulu tai lukio |
AJANKÄYTTÖ Suuri oppilaitos, useita yksiköitä |
| Itsearvioinnin kysymyslistojen tarkastaminen ja muun oppilaitoksen toimittaman aineiston läpikäynti |
1-2 päivää | 2-3 päivää |
| Oppilaitoksessa tapahtuvan arvioinnin suunnittelu |
0,5 päivää | 0,5 päivää |
| Arvioinnin toteutus oppilaitoksessa | 1 päivä | 2 päivää |
| Palauteraportin laatiminen | 0,5 päivää | 0,5 päivää |
| YHTEENSÄ | 3-4 päivää | 5-6 päivää |
Suositukset auditoijan palkkion vaihteluvälistä
Auditoinnista syntyy seuraavia kustannuksia:
- Auditoijan työ omalla ajalla (ennakkoaineiston läpikäynti, auditoinnin suunnittelu, palauteraportin kirjoittaminen)
- Auditointipäivä oppilaitoksessa (opettaja tekee auditoinnin työajallaan, mikä aiheuttaa mahdollisen ansiomenetyksen ja eläkemenetyksen)
- Mahdollinen sijaiskustannus auditoijan oppilaitokselle auditointipäivältä
Seuraavassa taulukossa on esitetty auditoijan työajan ja päivähintasuosituksen vaihteluvälit, arvio mahdollisesta sijaiskustannuksesta sekä näiden perusteella yhteenlaskettu vaihteluväli auditoinnin kokonaishinnalle. Taulukossa esitettyjen kustannusten lisäksi tulevat mahdolliset auditoijan matkakulut.
| OPPILAITOS | Auditoijan työaika | Palkkio/pv |
Mahd. sijais-kustannus | Auditoinnin kokonaishinta |
| Pieni peruskoulu tai lukio | 3-4 päivää | 150-250 € | 100 € | 450-1100 € |
| Keskikokoinen peruskoulu, lukio tai ammatillinen oppilaitos: toiminta yhdessä yksikössä |
4-5 päivää | 150-250 € | 100-150 € | 600-1400 € |
| Suuri ammatillinen oppilaitos: useampia erillisiä yksiköitä |
5-6 päivää | 150-250 € | 200-300 € | 750-1800 € |
Vaihtoehtoja kustannusten korvaamiselle
Vaihtoehto 1: Auditoija laskuttaa auditoinnin tilanneelta oppilaitokselta koko työn (ennakkoaineiston läpikäynti, auditoinnin suunnittelu, auditointi oppilaitoksessa, palauteraportin kirjoittaminen) ottaen huomioon omalla ajalla tehdyn työn sekä mahdollisen ansionmenetyksen ja eläkemenetyksen oppilaitoksessa tapahtuvan auditointipäivän osalta. Periaatteena on, ettei auditoija laskuta oppilaitoksessa tapahtuvasta auditointipäivästä, jos hänelle ei synny ko. päivästä ansionmenetystä.
Vaihtoehto 2: Auditoija laskuttaa auditoinnin tilanneelta oppilaitokselta omalla ajalla tehdyn työn osuuden (ennakkoaineiston läpikäynti, auditoinnin suunnittelu, palauteraportin kirjoittaminen). Auditoijan työnantaja laskuttaa auditoinnin tilanneelta oppilaitokselta auditoijan ansionmenetystä vastaavat henkilöstökulut sivukuluineen.
Auditoijan työnantaja laskuttaa molemmissa vaihtoehdoissa mahdollisen sijaiskustannuksen auditoinnin tilanneelta oppilaitokselta.
Vuosittaiset itsearvioinnin päivitykset
Sertifikaatin ylläpito edellyttää oppilaitokselta vuosittaisen itsearvioinnin toteuttamista. Ulkoisten auditointien välivuosina oppilaitos voi halutessaan sopia sertifiointiauditoinnin toteuttaneen auditoijan kanssa kirjallisen palautteen antamisesta itsearvioinnista ja kestävän kehityksen työn edistymisestä. HUOM! Auditoijan käyttäminen vuosittaisen itsearvioinnin kommentointiin ei ole pakollista!
Suosituksena on, että auditoija käyttäisi palautteen antamiseen 0,5-1 päivän työn, joka pitää sisällään päivityslomakkeen läpikäymisen, vertailun aiempaan itsearviointiin / sertifiointiauditoinnin tuloksiin ja lyhyen palauteraportin kirjoittaminen työn etenemisestä (1-2 x A4). Auditoijan palkkiosuosituksen vaihteluväli on siten edellä esitetyn päivähinnoittelun mukaisesti 75 – 250 €.
Sertifikaatin uusiminen
Mikäli oppilaitos on tehnyt vuosittaiset itsearvioinnit sääntöjen edellyttämällä tavalla, auditoija voi toteuttaa sertifikaatin uusimiseen vaadittavan auditoinnin ensimmäistä (sertifiointi)auditointia kevyemmin. Uusimisauditoinnin itsearvioinnin avulla on helppo katsoa, miten työ oppilaitoksessa on edennyt sertifiointiauditoinnin tilanteesta (vertailukohtana toimivat sertifiointiauditointia varten täytetyt itsearvioinnin kysymyslistat).
Seuraavassa taulukossa on esitetty tavoitteellinen ajankäyttö ja ohjeelliset suositushinnat sertifikaatin uusimisauditoinnille. Mikäli oppilaitoksen dokumentaatio vuosittaisten itsearviointien toteutuksesta on puutteellinen tai arvioitavana on useita erillisiä yksiköitä, tulee oppilaitoksessa tapahtuvaan auditointiin varata enemmän aikaa.
| TEHTÄVÄ | AJANKÄYTTÖ: pieni peruskoulu tai lukio |
AJANKÄYTTÖ: ammatillinen oppilaitos, 1-2 arvioitavaa yksikköä |
| Vuosittaisten itsearviointien tulosten läpikäynti | 0,5 päivää | 1 päivää |
| Oppilaitoksessa tapahtuvan arvioinnin suunnittelu | 0,5 päivää | 0,5 päivää |
| Arvioinnin toteutus oppilaitoksessa | 0,5 päivää | 1 päivä |
| Palauteraportin laatiminen | 0,5 päivää | 0,5 päivää |
| YHTEENSÄ | 2 päivää | 3 päivää |
| Auditoinnin kokonaiskustannus (vrt. suositushinnat edellä) |
300 – 600 € | 450 – 900 € |
