Auditointien suositushinnat

Auditoijan korvauksesta sopiminen

Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifikaatin hakeminen on maksutonta. Auditoinnin tilaava organisaatio vastaa kuitenkin ulkoiseen arviointiin liittyvistä kustannuksista, joita ovat auditoijan työn ja matkakustannuksen korvaus sekä mahdolliset auditoijan työnantatajalle aiheutuvat sijaiskustannukset auditointipäivän tai -päivien ajalta.

Auditoinnin tilaava organisaatio sopii auditoijan kanssa auditoinnin toteutuksesta ja auditoijan saamasta korvauksesta. Suositeltavaa on, että etukäteen sovitaan auditoinnin ajankohta, aineiston toimittaminen auditoijalle ottaen huomioon sertifioinnin sääntöjen vaatimukset, arvioitu auditointiin kuluva aika sekä siihen perustuva auditoijan korvaus ja muut kustannukset kuten matkakulut ja mahdollinen sijaiskustannusten korvaus. Auditoija voi antaa oppilaitokselle tarjouksen auditoinnin kokonaiskustannuksista. Auditoija voi tehdä auditoinnin omana työnään, laskuttaa tilaajaa toiminimensä tai yrityksensä kautta tai laskuttajana voi toimia auditoijan työnantaja.

OKKA-säätiö on laatinut seuraavat suositukset suuntaa-antavaksi lähtökohdaksi auditoijan ja tilaajan väliselle sopimukselle.

Auditoijan työpanos

Auditoijan työ koostuu itsearviointiaineistoon tutustumisesta ja muun auditoitavan organisaation toimittaman aineiston läpikäynnistä, auditoinnin ohjelman suunnittelusta, auditoinnin toteutuksesta sekä palauteraportin laatimisesta. Näiden tehtävien vaatima ajankäyttö on riippuvainen auditoitavan organisaation koosta. Seuraavassa taulukossa on esitetty toteutuneiden sertifiointiauditointien perusteella arvio työvaiheiden ajankäytön vaihteluvälistä erikokoisissa organisaatioissa. Tavoitteena on, että auditoija pystyy hoitamaan työnsä tämän aikataulun puitteissa.

HUOM! Seuraavat ajankäyttöarviot ja palkkiosuositukset koskevat ensimmäistä organisaatiossa tapahtuvaa (sertifiointi)auditointia. Vuosittaisia itsearviointeja ja sertifikaatin päivitystä koskevia auditointeja on käsitelty jäljempänä.

TEHTÄVÄ	AJANKÄYTTÖ Pieni peruskoulu tai lukio, järjestö tai lastenkulttuurikeskus	AJANKÄYTTÖ Suuri  oppilaitos, useita yksiköitä
Itsearviointiaineiston ja muun organisaation toimittaman aineiston läpikäynti	2 päivää	4-5 päivää
Auditoinnin suunnittelu	0,5 päivää	1-2 päivä
Auditoinnin toteutus oppilaitoksessa	1 päivä	2-3 päivää
Palauteraportin laatiminen	0,5 päivää	1 päivä
YHTEENSÄ	4-5 päivää	8-11 päivää

Suositukset auditoijan palkkion vaihteluvälistä

Auditoinnista syntyy seuraavia kustannuksia:

1. Auditoijan työ omalla ajalla (ennakkoaineiston läpikäynti, auditoinnin suunnittelu, palauteraportin kirjoittaminen)
2. Auditointipäivä organisaatiossa (opettaja tekee auditoinnin työajallaan, mikä aiheuttaa mahdollisen ansiomenetyksen ja eläkemenetyksen)
3. Mahdollinen sijaiskustannus auditoijan auditointipäivän ajalta

Seuraavassa taulukossa on esitetty auditoijan työajan ja päivähintasuosituksen vaihteluvälit, arvio mahdollisesta sijaiskustannuksesta sekä näiden perusteella yhteenlaskettu vaihteluväli auditoinnin kokonaishinnalle. Taulukossa esitettyjen kustannusten lisäksi tulevat mahdolliset auditoijan matkakulut. Kustannukset ovat suuntaa-antavia suosituksia eivätkä sido tilaajaa ja auditoijaa neuvottelussa palkkiosta.

OPPILAITOS	Auditoijan työaika	Palkkio/pv	Mahd. sijaiskustannus	Auditoinnin kokonaishinta
Pieni peruskoulu tai lukio, järjestö, lastenkulttuurikeskus	4-5 päivää	150-250 €	100 €	600-1350 €
Keskikokoinen peruskoulu, lukio tai ammatillinen oppilaitos: toiminta yhdessä yksikössä	5-6 päivää	150-250 €	100-150 €	750-1650 €
Suuri ammatillinen oppilaitos: useampia erillisiä yksiköitä	8-11 päivää	150-250 €	200-300 €	1200-3050 €

Vaihtoehtoja kustannusten korvaamiselle

Vaihtoehto 1: Auditoija laskuttaa auditoinnin tilanneelta organisaatiolta koko työn (ennakkoaineiston läpikäynti, auditoinnin suunnittelu, auditoinnin toteutus, palauteraportin kirjoittaminen) ottaen huomioon omalla ajalla tehdyn työn sekä mahdollisen ansionmenetyksen ja eläkemenetyksen auditointipäivän osalta. Periaatteena on, ettei auditoija laskuta organisaatiossa tapahtuvasta auditointipäivästä, jos hänelle ei synny ko. päivästä ansionmenetystä.

Vaihtoehto 2: Auditoija laskuttaa auditoinnin tilanneelta organisaatiolta omalla ajalla tehdyn työn osuuden (ennakkoaineiston läpikäynti, auditoinnin suunnittelu, palauteraportin kirjoittaminen). Auditoijan työnantaja laskuttaa auditoinnin tilanneelta organisaatiolta auditoijan ansionmenetystä vastaavat henkilöstökulut sivukuluineen.

Auditoijan työnantaja laskuttaa molemmissa vaihtoehdoissa mahdollisen sijaiskustannuksen auditoinnin tilanneelta organisaatiolta.

Vuosittaiset itsearvioinnin päivitykset

Sertifikaatin ylläpito edellyttää sertifioidulta organisaatiolta vuosittaisen itsearvioinnin toteuttamista. Itsearviointimenettelyn organisaatio voi suunnitella itse, eikä siinä tarvitse käyttää sertifioinnin arviointityökaluja. Ulkoisten auditointien välivuosina organisaatio voi halutessaan sopia sertifiointiauditoinnin toteuttaneen auditoijan kanssa kirjallisen palautteen antamisesta itsearvioinnista ja kestävän kehityksen työn edistymisestä. HUOM! Auditoijan käyttäminen vuosittaisen itsearvioinnin kommentointiin ei ole pakollista!

Suosituksena on, että auditoija käyttäisi palautteen antamiseen 0,5-1 päivän työn, joka pitää sisällään itsearvioinnin tulosten läpikäymisen, vertailun aiempaan itsearviointiin / sertifiointiauditoinnin tuloksiin ja lyhyen palauteraportin kirjoittaminen työn etenemisestä (1-2 x A4). Auditoijan palkkiosuosituksen vaihteluväli on siten edellä esitetyn päivähinnoittelun mukaisesti 75 – 250 €.

Sertifikaatin uusiminen

Mikäli sertifioitu organisaatio on tehnyt vuosittaiset itsearvioinnit sääntöjen edellyttämällä tavalla, auditoija voi toteuttaa sertifikaatin uusimiseen vaadittavan auditoinnin ensimmäistä (sertifiointi)auditointia kevyemmin. Uusimisauditoinnin itsearvioinnin avulla on helppo katsoa, miten työ organisaatiossa on edennyt sertifiointiauditoinnin tilanteesta (vertailukohtana toimii sertifiointiauditointia varten tehty itsearviointi).

Seuraavassa taulukossa on esitetty tavoitteellinen ajankäyttö ja ohjeelliset suositushinnat sertifikaatin uusimisauditoinnille. Mikäli sertifioidun organisaation dokumentaatio vuosittaisten itsearviointien toteutuksesta on puutteellinen tai arvioitavana on useita erillisiä yksiköitä, tulee organisaatiossa tapahtuvaan auditointiin varata enemmän aikaa.

TEHTÄVÄ	AJANKÄYTTÖ: pieni peruskoulu tai lukio, järjestö, lastenkulttuurikeskus	AJANKÄYTTÖ: ammatillinen oppilaitos, 1-2 arvioitavaa yksikköä
Itsearviointiaineiston läpikäynti	0,5 – 1 päivä	1-2 päivää
Auditoinnin suunnittelu	0,5 päivää	0,5 päivää
Auditoinnin toteutus	0,5 päivää	1 päivä
Palauteraportin laatiminen	0,5-1 päivä	1 päivä
YHTEENSÄ	2-3 päivää	3-4,5 päivää
Auditoinnin kokonaiskustannus (vrt. suositushinnat edellä)	300 – 850 €	450 – 1250 €