Auditointi

AUDITOINNIN VAIHEET

Sertifiointia varten tehtävä ulkoinen auditointi perustuu järjestön itsearvioinnin tuloksiin, muuhun taustamateriaaliin ja järjestössä tapahtuvaan arviointipäivään. Auditointi on kaksivaiheinen:

1) Ensimmäisessä vaiheessa auditoija todentaa sertifikaatin myöntämisperusteissa esitettyjen järjestön itsearviointiprosessia, kestävän kehityksen toiminnan tasoa ja kehittämissuunnitelmaa koskevien vaatimusten toteutumisen. Auditoija voi osallistua myös järjestön itsearvioinnin yhteenvetokeskusteluun ja antaa tukea järjestön kehittämissuunnitelman laadintaan.

2) Toisessa vaiheessa auditoija todentaa järjestön sitoutumisen kehittämissuunnitelman toteutukseen 12 kuukauden kuluessa järjestössä tapahtuneesta ulkoisesta arvioinnista. Todentaminen perustuu järjestön toimittamaan kirjalliseen aineistoon tai arviointi voidaan tehdä esimerkiksi etäyhteyden kautta tehtävällä haastattelulla. Todentaminen voi tapahtua myös välittömästi ensimmäisen auditoinnin yhteydessä, mikäli järjestö pystyy osoittamaan toimenpiteet, joilla se on jo lähtenyt toteuttamaan suunnitelmaa.

AUDITOINNIN VALMISTELUT

Auditointi tilataan OKKA-säätiöltä, joka etsii sopivan arvioijan säätiön ylläpitämästä auditoijarekisteristä. Auditoijina toimivat erityisen koulutuksen suorittaneet opetusalan tai kestävän kehityksen alan ammattilaiset. Järjestö sopii suoraan auditoijan kanssa ennakkomateriaalin toimittamisesta sekä järjestössä tapahtuvan auditoinnin ajankohdasta ja järjestelyistä. Sertifioinnin sääntöjen mukaan järjestön tulee toimittaa auditoijalle indikaattoreiden itsearvioinnin yhteenveto ja  muu auditoijan edellyttämä materiaali viimeistään kolme viikkoa ennen auditointipäivää.

AUDITOINNIN TOTEUTUS

Auditoija tutustuu järjestön itsearviointiraporttiin ja muuhun ennakkomateriaaliin ja suorittaa auditoinnin järjestössä. Järjestö vastaa auditoijan matka- ja työkustannuksista. Kustannusten korvaamisesta sovitaan järjestön ja auditoijan välillä. OKKA-säätiö on julkaissut suositushinnat auditoinneille.

Auditointipäivän ohjelma alkaa kokouksella, johon osallistuvat ainakin järjestön johdon ja kestävän kehityksen työryhmän edustajat. Kokouksessa käydään läpi päivän ohjelma ja järjestelyt sekä aloitetaan sertifikaatin myöntämisperusteiden toteutumisen arviointi haastattelujen ja dokumenttien tarkastelun kautta.

Päivän aikana auditoija tutustuu järjestön tiloihin, haastattelee hallintohenkilöstön ja muun henkilöstön edustaja sekä mahdollisuuksien mukaan vapaaehtoistyntekijöitä. Tämän jälkeen auditoija tekee yhteenvedon, joka käydään läpi palautekeskustelussa järjestön edustajien kanssa. Keskustelun tarkoituksena on antaa järjestölle palautetta vahvuuksista ja kehittämiskohteista sekä käydä läpi sertifikaatin myöntämisperusteiden täyttyminen. Päivän aikana auditoija voi osallistua myös itsearvioinnin yhteenvetokeskusteluun ja antaa tukea järjestön kehittämissuunnitelman laadintaan.

Auditoija antaa järjestölle kirjallisen palautteen vahvuuksista, kehittämiskohteista ja sertifikaatin myöntämisperusteiden täyttymisestä kolmen viikon kuluessa auditointipäivästä. Auditointi jatkuu vielä toisella osalla, jossa todennetaan järjestön sitoutuminen kehittämissuunnitelman toteutukseen. Tämä voi tapahtua jo järjestössä tapahtuvan auditoinnin yhteydessä, mutta viimeistään 12 kuukauden kuluessa auditoinnista.

Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifiointi