Itsearviointimateriaalin käsittely
Itsearviointimateriaali
Sertifioinnin sääntöjen mukaan sertifikaattia hakevan oppilaitoksen on tehtävä itsearviointi käyttäen kestävän kehityksen kriteerien pohjalta laadittuja itsearvioinnin kysymyslistoja. Oppilaitoksen on toimitettava kokonaisuudessaan täytetyt kysymyslistat sekä arviointia täydentävät dokumentit viimeistään kolme viikkoa ennen sovittua auditointipäivää.
Auditoijalle tulee toimittaa seuraavat itsearvioinnin kysymyslistat kokonaisuudessaan täytettynä:
PERUSKOULUT JA LUKIOT
Peruskoulut ja lukiot tekevät itsearvioinnin Word-lomakkeille. |
AMMATILLISET OPPILAITOKSET
Oppilaitos, sen yksikkö tai koulutusala voi hakea sertifikaattia joko nuorten ammatilliselle peruskolutukselle, ammatilliselle aikuiskoulutukselle tai kummallekin koulutusmuodolle. Itsearviointi tehdään vastaavasti osista 3 ja/tai 4. Ammatilliset oppilaitokset tekevät itsearvioinnin Kestävän kehityksen web-arviointijärjestelmässä. |
VAPAA SIVISTYSTYÖ
Vapaan sivistystyön oppilaitokset tekevät itsearvioinnin Word-lomakkeille. |
Sertifioinnin säännöissä ei ole erikseen määritelty pakollisia täydentäviä dokumentteja, sillä ne voivat vaihdella esimerkiksi sen perusteella, mitä kestävän kehityksen teemoja oppilaitos on valinnut arvioitavaksi. Itsearvioinnin tekemisen lähtökohtana on, että oppilaitos kirjaa kysymyslistoihin viitteet dokumenteista, jotka toimivat näyttönä kriteerien toteutumisesta. Tärkeimmät dokumentit toimitetaan auditoijalle sähköpostin liitteenä ennakkoon tai auditoijalle mahdollistetaan pääsy dokumentteihin oppilaitoksen intranetissä. Auditoija voi lisäksi pyytää täydennyksinä muutakin materiaalia, joka auttaa auditointiin valmistautumisessa.
Auditoinnin kohdentaminen
Tavoitteena on, että auditoija kykenee päättelemään itsearviointiraportin ja täydentävien dokumenttien perusteella melko pitkälle, täyttyvätkö kestävän kehityksen kriteerien vaatimukset muodollisesti. Kaikkia kriteerien kohtia ei ole mahdollista varmentaa auditointipäivän aikana. Siksi oleellista on auditoitavien kohtien priorisointi.
Auditoijan on tärkeää tunnistaa kysymyslistojen ja muun ennakkoaineiston perusteella ne kriteerit ja asiat, joista dokumentaation perusteella on jo riittävästi näyttöä ja nostaa esille ne kohdat, joista auditoinnissa täytyy saada lisätietoa. Myös itsearvioinnin perusteella vahvuuksiksi nousevia asioita tulee todentaa, mutta pääpainon on oltava näytön hakemisessa epäselvistä tai puutteellisista kohdista.
Toinen tärkeä auditoinnin näkökulma on selvittää, miten oppilaitoksen itsearviointiraportissa esittämät käytännöt näkyvät oppilaitoksen arjessa: eli ovatko asiat vain paperille kirjattuja vai vakiintuneita toimintatapoja, jotka ovat kaikkien tiedossa ja joiden vastuut ovat selkeät.
Puutteellisesti tehty itsearviointi
Mikäli itsearvioinnin kysymyslistat on puutteellisesti täytetty, auditoijalla on oikeus pyytää oppilaitosta täydentämään raporttinsa ennen oppilaitoksessa tapahtuvaa arviointia. Jos täydennyksiä ei ole tehty viimeistään kolme viikkoa ennen auditointipäivää, auditoijalla on oikeus vaatia arvioinnille uutta ajankohtaa.
Mikäli itsearviointiraportin tietojen perusteella on ilmeistä, ettei oppilaitos täytä merkittävää osaa kriteereistä, auditoijan on hyvä keskustella oppilaitoksen kanssa oppilaitoksessa tapahtuvan arvioinnin tavoitteista. Oppilaitos päättää haluaako se ”esiauditoinnin”, jonka pohjalta se saa ulkopuolisen näkemyksen vaadittavista parannustoimenpiteistä sertifikaatin tasolle pääsemiseksi.
TOIMINTATAPAOHJEITA Pyydä riittävästi ennakkomateriaalia itsearvioinnin kysymyslistojen lisäksi, esimerkiksi
Suunnittele etukäteen materiaalin perusteella haastattelukysymyksiä: keneltä kysytään eri kriteerien osa-alueiden toteutumisesta ja millä tavoilla kunkin asian tai toiminnan todentaminen tapahtuisi parhaiten. |