Auditointisuunnitelman laatiminen

Tavoitteena on, että oppilaitoksessa suoritettava arviointi voitaisiin toteuttaa mahdollisimman tehokkaasti. Tämä onnistuu, jos oppilaitos on täyttänyt itsearvioinnin kysymyslistat hyvin ja auditoijalla on mahdollisuus perehtyä keskeisimpiin dokumentteihin etukäteen. Pienemmissä oppilaitoksissa suoritettava arviointi tulisi pyrkiä toteuttamaan yhdessä päivässä. Suurempien oppilaitosten (lähinnä ammatilliset oppilaitokset) arviointi voi edellyttää kahden tai useamman arviointipäivän järjestämistä.

Ohjeita suurten oppilaitosten auditointiin

Auditointisuunnitelman tarkoituksena on suunnitella auditoinnin sisältö ja kulku. Suunnitelman avulla kyetään hallitsemaan arviointipäivän tapahtumia, myös yllättäviä käänteitä. Haastattelujen aikataulua ei ole syytä tehdä liian tiukaksi, jotta muutoksia voi tarvittaessa tehdä joustavasti. Auditointisuunnitelma toimii muistilistana tarkistettavista asioista ja haastateltavista henkilöistä.

Auditointisuunnitelman sisältö

1. Todennettavat asiat
Auditoinnissa käydään läpi kestävän kehityksen kriteerien eri osa-alueet läpi riittävässä laajuudessa. Auditoija valitsee itsearviointiraportin perusteella kohdat, jotka hän haluaa todentaa oppilaitoksessa.

2. Todentamisen tavat
Auditoija suunnittelee, millä tavoin kohdat todennetaan. Mahdollisia todentamisen tapoja ovat dokumenttien tarkastaminen, haastattelut sekä tilojen ja käytäntöjen havainnointi.

3. Haastateltavien henkilöiden valinta ja kysymysten suunnittelu
Haastateltavat henkilöt kannattaa valita vasta sitten, kun auditoitavat kohdat ja todentamisen tavat on suunniteltu. Avainhenkilöiden haastattelujen aikataulu tulee sopia etukäteen. Lisäksi voidaan valita satunnaisesti henkilöstön ja oppilaiden edustajia, joita haastatellaan pienimuotoisemmin. Etukäteen on hyvä suunnitella haastattelutaktiikka ja sopivia kysymyksiä eri henkilöstöryhmiä ja oppilaita varten.

On myös hyvä pohtia, missä järjestyksessä henkilökunnan eri jäseniä haastatellaan: onko esimerkiksi hyvä keskustella ensin keke-ryhmän kanssa, jolloin saa kokonaiskuvan oppilaitoksen keke-asioiden hoidosta. Tämä voi helpottaa haastattelukysymysten kohdentamista muiden haastateltavien osalta. Ratkaisu ei kuitenkaan välttämättä ole aina paras mahdollinen!

4. Yhteenvedon ja palautekeskustelun suunnittelu
Auditoija antaa arviointipäivän päätteeksi oppilaitokselle palautteen arvioinnin tuloksista suullisesti tai kirjallisesti varsinaisen muodollisen auditointiraportin lisäksi. Auditoijan tulee varata aikaa yhteenvedon tekemiselle ennen palautteen antamista. Hän voi myös luonnostella palautetta jo etukäteen itsearviointiportin perusteella.

Suullisen palautteen näkökulma on kehittävä. Tarkoituksena on tuoda todentavan auditointiraportin rinnalle laajempi näkökulma oppilaitoksen vahvuuksista ja kehittämisen kohteista ja mahdollisista poikkeamista. Poikkeamat käsitellään yhdessä oppilaitoksen kanssa keskustellen ja korjaavat toimenpiteet sovitaan keskustelun pohjalta. Laajempi kirjallinen palaute vahvuuksista, kehittämisen kohteista sekä korjaavista toimenpiteistä toimitetaan oppilaitokselle auditointiraportin yhteydessä.

5. Auditoinnin aikataulu
Varaa suunnitelmassa riittävästi aikaa haastattelujen toteutukseen. Aikatauluun kannattaa jättää haastattelujen väliin tyhjää aikaa, jotta päivän kulkuun saadaan joustavuutta (esimerkiksi siirtymiset tilasta toiseen, haastattelun venyminen). Sovi etukäteen oppilaitoksen kanssa ruokailun aikataulusta ja varaa muutama hengähdystauko myös itsellesi!

Esimerkki auditointisuunnitelmasta
Auditointisuunnitelmalomakepohja

VINKKEJÄ AUDITOINTISUUNNITELMAN LAATIMISEEN

  • Auditointisuunnitelma kannattaa rakentaa siten, että auditoitavat toiminnot ja asiat kohdentuvat selkeästi itsearvioinnin perusteella esille nousseisiin lisätiedon ja varmistamisen tarpeisiin.
  • Kun olet määritellyt auditoitavat kohteet (/kriteerit), mieti keneltä (mahdollisesti useammiltakin henkilöiltä tai ryhmiltä) sinun tulee koota tietoa asioista. Mieti myös mitä tietoa haluat saada eri kriteereistä selville ja millä keinoin asiat voit todentaa (haastattelu, dokumentti, havainnointi).
  • HUOM! Jokaisessa auditoinnissa on tärkeää varmistaa keke-työn jatkuvan parantamisen kannalta keskeisten asioiden toteutuminen: arvot ja strategiat , johdon tuki, keke-työn resurssit ja organisointi, keke-ohjelman suunnittelu, keken kytkeytyminen ops-työhön sekä seurannan, arvioinnin ja parantamisen toteutus.
  • Nämä kaikki asiat voit kirjata auditointisuunnitelmaan, jolloin myös haastateltavat näkevät, mitä asioita on tarkoitus käsitellä ja mitä dokumentteja auditointitilanteessa on tarpeen olla saatavilla.
  • Ennakkomateriaalissa saat monesta asiasta kirjallisen näytön. Auditoinnissa kannattaa käyttää vähemmän aikaa suunnitelmien läpikäymiseen ja keskittyä siihen, miten asiat toteutuvat käytännössä.
  • Laadi auditointisuunnitelman perusteella kaikille haastatteluryhmille valmiit kysymysaihiot niin, että voit kirjata samaan yhteyteen myös muistiinpanot.
  • Huomaa, että kriteerien osa-alueiden vaatimukset eivät noudata suoraan oppilaitoksen henkilöstön työnjakoa:
    • Johdolta tulee kysyä asioista, jotka liittyvät keke-asioiden organisointi-, suunnittelu- ja johtamisosion ohella opetukseen ja teemojen toteutukseen.
    • Henkilöstöltä voi kysyä omiin työtehtäviin liittyvien asioiden lisäksi oppilaitoksen keke-ohjelmasta ja muista dokumenteista, tiedottamisen käytännöistä, osallistumisen mahdollisuuksista, lisäkoulutusmahdollisuuksista ja työilmapiiristä ja ympäristötyöhön kannustamisesta.
    • Kaikille henkilökunnan jäsenille ja opiskelijoille voi tehdä arvo- ja asennekysymyksiä sekä motivaatiota ja sitoutumista koskevia kysymyksiä.
  • Ympäristön havainnointi ja vapaamuotoinen keskustelu henkilökunnan kanssa on tehokas tiedonkeruumenetelmä varsinaisten haastattelujen rinnalla.

 

Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifiointi