Tiedonhankinta auditoinnissa

Arvioinnin ”kenttätaktiikan” onnistumisen perusta on, että auditoija lähtee työhön hyvin valmistautuneena. Auditoijan on tärkeää määritellä itselleen arvioinnin päämäärät ja tavoitteet: Miksi tämä arviointi tehdään? Mitä haluan tietää? Millä eri välineillä kykenen todentamaan kriteerien toteutumisen? Arvioinnin perusideaa voi kuvata kysymyskolmikolla miksi – mitä – miten. Auditoijan tulee selvittää itselleen myös kulloinkin arvioinnin kohteena olevan asian merkitys oppilaitoksen koko toiminnan kannalta, jotta päätelmillä olisi oikeat mittasuhteet.

Auditoinnin kolme tiedon hankkimisen perustapaa ovat
1) haastattelut,
2) dokumentteihin tutustuminen sekä
3) toiminnan ja tilojen havainnointi.

Kaikkia näitä menetelmiä tarvitaan, jotta auditoija saisi kokonaiskuvan kestävän kehityksen asioiden suunnittelusta, organisoinnista ja käytännön toteutuksesta. Arvioinnin lähtökohtana ovat itsearviointiraportin tiedot. Ennakkoaineiston pohjalta auditoijalla on yleensä jo ennen oppilaitoksessa tapahtuvaa arviointia käsitys kestävän kehityksen asioihin liittyvistä käytännöistä ja ohjeista. Siksi auditoinnin painopiste oppilaitoksessa on siinä, toteutuvatko asiat myös käytännössä niin kuin on suunniteltu. Tämän selvittämiseksi tarvitaan haastatteluja, toimintaympäristön havainnointia ja esimerkkejä tapahtuneesta toiminnasta.

Auditoijan tulee haastatella mahdollisuuksien mukaan eri organisaatiotasojen edustajia erikseen, jotta hän saisi mahdollisimman todenmukaisen kuvan oppilaitoksen toiminnasta, eikä ainoastaan dokumentoiduista tavoitteista ja toimenpiteistä. Auditoijan ei siis kannata haastatella henkilökunnan kaikkien ammattialojen edustajia yhtä aikaa esimerkiksi aloituskokouksessa.

Auditoinnin kenttätaktiikan pyramidimalli

Hyvä lähestymistapa haastattelustrategiaan on seuraava pyramidimalli:

• Kysy johdolta esimerkiksi oppilaitoksen arvoja, toimintaperiaatteita, keke-opetuksen pedagogista ajatusta, sitoutumista, resursointia, keke-työn organisointia, kehittämiskohteita, keke-ohjelman tavoitteita ja toimenpiteitä, turvallisuusasioita, koulutusta ja viestintää sekä toiminnan arviointia ja kehittämistä. Älä anna keke-vastaavan vastata rehtorin puolesta kaikkeen!
• Keke-vastaavalta tai –ryhmältä voit kysyä tarkentavat kysymykset keke-asioiden suunnittelusta, organisoinnista ja kehittämisestä sekä opetuksen ja teemojen toteutukseen liittyvistä käytännöistä.
• Testaa opetus- ja muuta henkilöstöä ja oppilaita haastattelemalla, kuinka hyvin johdon ja keke-vastaavan tai –ryhmän kertomat asiat toteutuvat käytännössä haastattelemalla (tietoisuus arvoista, toimintaperiaatteista ja käytännöistä, asenne ja sitoutuminen, jne.). Havainnoi, miten hyvin asiat toimivat käytännössä.