Tiedon kirjaaminen

Auditoijan tulee dokumentoida huolellisesti haastattelujen ja havaintojen tulokset. Tämä on tärkeää loppuarvion ja palautteen antamisen kannalta. Päivän aikana tietoa tulee paljon ja kaikkia yksityiskohtia on mahdotonta muistaa. Suositeltava tapa on varata jokaista haastattelua varten oma erillinen muistiinpanosivu, johon voi jo valmiiksi suunnitella haastattelurungon ja kysymyksiä.

Haastattelutilanteissa tulee kirjata ylös haastatellut henkilöt sekä heidän työnimikkeensä ja keskeisin työtehtävä. Mikäli esillä on dokumentteja, niiden tunnisteet merkitään muistiin (dokumentin nimi tai numero).

Haastateltavan vastausten lisäksi auditoija voi kirjata ylös tiloihin, työskentelyolosuhteisiin ja käytäntöjen toimivuuteen liittyviä havaintoja, sekä ”rivien välistä” saatua tietoa esimerkiksi työyhteisön jäsenten motivaatiosta ja työviihtyvyydestä, yhteistyön toimivuudesta ja osallistumisen mahdollisuuksista sekä sisäisestä tiedonkulusta.

VINKKEJÄ KENTTÄTAKTIIKKAAN

  • Pyydä oppilaitosta järjestämään erillinen kierros eri osastoilla ja jätepisteissä joko ennen haastatteluja tai niiden jälkeen. Kierros mahdollistaa kokonaiskuvan saamisen oppilaitoksen toiminnasta, ja antaa mahdollisuuden havainnoida käytäntöjen toimivuutta.
  • Tee haastattelut mieluummin haastateltavien omissa työpisteissä kuin erillisessä, suljetussa haastattelutilassa. Näin pystyt luomaan helpommin vapautuneen ja keskustelevan ilmapiirin. Samalla näet käytännössä, miten haastateltava hoitaa työnsä ja miten asiat toimivat.
  • Suunnittele päivän aikataulu siten, että ehdit liikkua oppilaitoksen sisä- ja ulkoalueella ja jututtaa oppilaita ja henkilökuntaa vapaamuotoisesti. Näin saat tietoa oppilasyhteisön jäsenten osallistumisesta, sitoutumisesta, asenteista ja motivaatiosta sekä sisäisestä tiedonkulusta.
  • Suosi pieniä ryhmähaastatteluja. Voit näin luoda vapautuneemman ja keskustelevamman ilmapiirin.
  • Todentaessasi kriteerien toteutumista, etsi tosiasioita, älä metsästä virheitä. Jos poikkeamia ja kehittämisen kohteita löytyy, selvitä löydettyjen ongelmien todelliset syyt, perustele arviosi ja anna konkreettisia vinkkejä korjaaviksi toimenpiteiksi.

 

Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifiointi